Digitale Getränkelogistik bei BEHN Getränke: von Auslieferung bis Kunden-Info

Die BEHN Getränke GmbH ist ein regionaler Getränkegroßhändler aus Schleswig-Holstein mit Standorten in Eckernförde und Flensburg. Das Unternehmen beliefert Gastronomie, Lebensmitteleinzelhandel und Veranstaltungen – mit rund 20 Touren pro Tag. Die gesamte Auftragsabwicklung läuft über das ERP-System Integra der Firma Orga-Soft, an das Ontego nahtlos angebunden ist.

Der Anstoß zur Digitalisierung kam 2021 aus einem konkreten Prozessschmerz: die Leerguterfassung beim Kunden. Yannik Tanck, der das Projekt bei BEHN Getränke begleitet hat und heute für die Betreuung der Ontego-Lösung zuständig ist, erinnert sich: „Die Leerguterfassung war unglaublich zeitaufwändig – einmal alles aufschreiben, dann mit diesem Durchschlagspapier, und wenn das nicht gut zusammengetackert war, stand womöglich was in der falschen Spalte.“ Pro Gastrotour mit bis zu 10 Kunden bedeutete das täglich eine große Menge an Belegen, die im Büro rückerfasst werden mussten – oft mit unleserlichen Handschriften, die zusätzliche Rückfragen erzeugten.

Vor diesem Hintergrund und mit einer klaren Zielvorstellung effizienter Prozesse in Auslieferung und Rückerfassung trieben Tanck und Schönknecht das Vorhaben „Fahrerlösung“ mit Unterstützung der Geschäftsführung aktiv voran.

Heute beginnt der Arbeitstag bei BEHN Getränke digital: Aufträge laufen in Integra ein, werden den Rahmentouren zugeordnet und nach abgeschlossener Kommissionierung an Ontego GL übergeben. Der Disponent überträgt die Tour parallel an Ontego Traces, wo auf Basis von Lieferzeitfenstern und Streckendaten eine optimale Reihenfolge vorgeschlagen wird. Tanck betont, dass dabei die Erfahrung des Fahrers nicht verloren geht: Der Fahrer hat stets die Möglichkeit, die Reihenfolge im Gerät noch manuell anzupassen – etwa, wenn er aus jahrelanger Erfahrung weiß, dass ein Kunde zu einer bestimmten Uhrzeit schlechter erreichbar ist oder wo die Ware verräumt werden soll.

Dieses Fahrerwissen sei laut Tanck Gold wert und ein Thema, das BEHN Getränke mit Blick auf einen älter werdenden Fahrerstamm künftig systematisch sichern möchte: Lieferhinweise sollen schrittweise im System hinterlegt werden, damit neuen Fahrern das nötige Kontextwissen direkt auf dem Gerät zur Verfügung steht. Denn derzeit liegt vieles noch im Kopf der erfahrenen Fahrer – von Lieferzeitfenstern bis hin zur Frage, ob Ware beim Kunden verräumt wird oder einfach vor der Tür abgestellt wird.

Ein weiterer Effekt, der im Büro schnell spürbar wurde: Sobald der Fahrer morgens abfährt, erhalten alle Kunden automatisch eine Lieferankündigung per E-Mail – mit einem Zeitfenster, das sich je nach aktuellem Stand der Tour dynamisch aktualisiert. Wer möchte, kann sich über das Kundenportal sogar auf laufende Updates einstellen. Was früher einen stundenlangen Telefonstau im Innendienst auslöste, erledigt sich seitdem weitgehend von selbst.

Das Herzstück der Lösung ist die mobile Leergut- und Auslieferungserfassung mit dem Zebra TC26. Der Fahrer scannt Vollgut-EAN-Codes, erfasst Rücknahmen direkt am Gerät und schließt die Absatzstätte digital ab – inklusive Unterschrift des Empfängers und optionalem Belegversand per E-Mail. Durchschlagpapier, Rückerfassung im Büro und Lesbarkeitsrisiken gehören der Vergangenheit an.

Für neue Fahrer ist besonders die integrierte Pfandwertanzeige wertvoll. Tanck erklärt, warum: „Mit über 30 verschiedenen Pfandarten ist das für Leute, die neu sind, oft unsicher. Die App zeigt beim Scan automatisch den richtigen Pfandwert an.“ Eine Entlastung, die besonders beim Onboarding neuer Kollegen zählt.

Die Getränkelogistik bringt darüber hinaus spezifische Anforderungen großer Handelspartner mit sich. Als BEHN die Direktbelieferung von Supermärkten übernahm, verlangte der Handelspartner separate Leergutbelege – unabhängig vom Hauptwarenbeleg. Ontego löste das über eine eigens eingerichtete Vorgangsart: Die Belege werden automatisch gesplittet, eine separate Fremdbelegnummer generiert und sowohl Leergut als auch Vollgut getrennt an das ERP-System zurückgegeben. Für den Kunden entstehen zwei saubere Lieferscheine – ohne Mehraufwand für den Fahrer.

Auch die Flexibilität in der Belegzustellung hat sich als Vorteil erwiesen: Gastrokunden, die zunächst mit dem digitalen Kassenbon zufrieden waren, erhalten ihre Belege heute per E-Mail als PDF – ein Lösungsweg, der sich schnell und unkompliziert etablieren ließ.

Die Einführung der Fahrerlösung verlief schrittweise, berichtet Tanck. Er und Schönknecht starteten bewusst mit zwei affineren Fahrern als Key User, Tanck begleitete die erste Tour persönlich und ließ die nun erfahrenen Fahrer anschließend die Kollegen einarbeiten. Ein kompaktes Handbuch stand bereit – wurde aber schon bald kaum noch gebraucht. „Nach einer Woche konnten auch die älteren Fahrer Ontego bedienen“, sagt Tanck. Auch Fahrer, bei denen anfänglich die größten Bedenken bestanden, seien nach kurzer Zeit sicher im Umgang mit dem Gerät gewesen.

Dass die Entscheidung richtig war, zeigte sich spätestens, als Ontego einmal für einen ganzen Tag ausgefallen war und die Fahrer wieder mit Papierlieferscheinen arbeiten mussten – und die digitale Fahrerlösung einforderten.

Die Einführung der mobilen Lösung wirkt sich auf mehrere Bereiche der Getränkelogistik aus:

• Leerguterfassung vollständig digitalisiert – keine handschriftliche Rückerfassung mehr
• Automatische Lieferankündigungen reduzieren Anfragen im Innen- und Außendienst spürbar
• Belegeübermittlung per E-Mail als PDF – flexibel für unterschiedliche Kundenanforderungen
• Separate Leergutbelege für Großhandelskunden automatisch über Vorgangsarten gesteuert
• Pfandwertanzeige beim Scan unterstützt neue Fahrer und reduziert Zuordnungsfehler
• Routenoptimierung über Ontego Traces mit manueller Korrekturmöglichkeit für den Fahrer

BEHN Getränke zeigt, wie ein regionaler Getränkehändler mit einer durchdachten mobilen Lösung seinen gesamten Lieferprozess modernisieren kann – von der Tourenplanung über die Auslieferung bis zur Leergutrücknahme. Die Kombination aus Ontego GL und Ontego Traces schafft Transparenz für alle Beteiligten: Fahrer arbeiten effizienter, Disponenten behalten den Überblick, und Kunden wissen, wann ihre Ware kommt. Und das Beste: Das Team will nicht mehr zurück zum Papier.