Del Fabro Kolarik modernisiert Fahrerlösung mit SAP

Del Fabro Kolarik, einer der führenden Getränkefachgroßhändler in Österreich, setzt seit langem auf digitale Prozesse in der Logistik. 2019 wurde die bestehende Fahrerlösung durch OntegoGL für Android abgelöst. Das Projekt, inklusive der Entwicklung einer neuen SAP- Schnittstelle, wurde in nur 6 Monaten umgesetzt. Der Roll-out erfolgte im Zuge der Inbetriebnahme des modernen Logistikzentrums im 11. Wiener Bezirk.

Optimierung der Versandlogistik

Die Modernisierung der Del Fabro Kolarik Fahrerlösung erfolgte eingebettet in ein größeres Logistikprojekt. Der Getränkefachgroßhandel ist ein Tochterunternehmen des Ottakringer-Konzerns und infolge von Firmenzusammenschlüssen in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen, wodurch Kunden in ganz Österreich nun von drei Standorten aus beliefert werden. Nach der Integration der Wiener Trinkservice 2022 ist der Fuhrpark auf circa 60 Fahrzeuge gewachsen. Die Anforderungen an die Versandlogistik sind entsprechend hoch.

Die Umstellung auf OntegoGL half, die SAP-Prozesse weiter zu optimieren, den Funktionsumfang der mobilen Lösung auszuweiten und vor allem auf eine moderne Softwarearchitektur umzustellen, die aktuelle Mobilgerätetypen und –Plattformen unterstützt.

Customizing der Standardfunktionen

Alle Prozesse wurden im Detail für die Anforderungen von Del Fabro Kolarik konfiguriert. Für österreichische Anwender ist die Erzeugung eines ADR-Beleges aus der Lösung obligatorisch, der Andruck der Biersteuer auf den Kundenbelegen hingegen mittlerweile nicht mehr.

Implementierung individueller Features

Anbindung der Auslieferlösung an SAP

Alle Prozesse sind im SAP sowie im DSD-Modul von SAP abgebildet. Die Ontego Plattform bietet verschiedene Standardschnittstellen zur Anbindung von SAP: Entweder über die Nutzung der Standard SAP-RFC-Schnittstelle oder des SAP-Webservice- Adapters. Um OntegoGL vollständig mit Daten aus dem SAP-System zu versorgen bzw. für die Rückverbuchung der in OntegoGL erfassten Daten wurde die bestehende SAP Funktionsbaustein-Landschaft erweitert.

Schrittweiser Rollout

Bei dem Tochterunternehmen der Ottakringer Getränke AG erfolgte die Einführung der modernen Auslieferlösung in mehreren Phasen. Phase 1 umfasste eine mehrmonatige Testphase, in der ausgewählte Fahrer die neue Lösung testeten und Feedback lieferten. Die gewünschten Anpassungen wurden in einer zweiten Phase umgesetzt. Anschließend erfolgte der produktive Roll-out in der Zentrale Wien. Alle weiteren Standorte folgten schrittweise.

Enge Einbeziehung der Fahrer

Im Vorfeld der Pilotphase waren die Projektleiter mit den Sorgen einiger Fahrer konfrontiert. Der Umstieg auf eine neue Hardware- und Software-Generation schürte Bedenken. Für den Getränkegroßhändler ist die Akzeptanz durch die Fahrer sehr wichtig. Die anfängliche Skepsis der Fahrer, die teilweise kein privates Smartphone hatten, konnte im Laufe des Projektes aus dem Weg geräumt werden.

Nicht zuletzt durch gründliche Schulungen, die Del Fabro Kolarik im Vorfeld der Modernisierung durchführte. In diesen mehrstündigen Terminen wurden die Fahrer mit der neuen Hardware bestehend aus Smartphone und mobilem Drucker vertraut gemacht und lernten die Lieferschein-App im Detail kennen. Das Konzept hat sich so bewährt, dass das Unternehmen diese Schulungen bis heute fortführt und für das Onboarding neuer Mitarbeiter einsetzt.

Die mobile Lösung im laufenden Betrieb

Schon im Zuge der Einführung gab das Projektteam von Del Fabro Kolarik zahlreiche Feature-Wünsche mit. So wurde der Wunsch geäußert, dass Lieferdaten bereits während einer Tour rückübertragen werden – damals ein Abrücken der eigentlich als reine Offline-Lösung konzipierten Software; heute ein Standard-Feature der OntegoGL-Lösung. Oder die eigens angelegte Auftragsart für die Rückführung versehentlich vom Kunden retournierter Ware, deren Rückführung zum Kunden in OntegoGL quittiert werden kann.

Abb. 1: Beladung eines LKW. Der Fahrer kann optional in seiner Fahrverkaufslösung eine Ladekontrolle durchführen.

Abb. 2: Vollgut wird entladen und beim Kunden abgeliefert. Die Dokumentation erfolgt in der Fahrer-App.

Abb. 3: Leergut wird beim Kunden zurückgenommen - und elektronisch in der App zurückerfasst.

Abb. 4: Elektronisch Leerguterfassung per OntegoGL App.

Heute, im produktiven Betrieb gibt es regelmäßig weitere Themen, über die man im gemeinsamen Austausch spricht. Teilweise warten sie fertig konzeptioniert auf den Startschuss zur Umsetzung oder sind umgesetzt. Der laufende Betrieb der Auslieferlösung liegt in den Händen von Dieter Huemer, Mitarbeiter im System- und Prozessmanagement-Team. Er begleitet das tägliche Liefergeschäft und beschäftig sich mit den großen und kleinen Fragen der Fahrer. Ebenso ist er verantwortlich für die Betreuung der Fahrerlösung. Analog zu seinen Vorgängern gibt auch er regelmäßig Impulse zur Weiterentwicklung der Software und tauscht sich mit commsult über solche Themen aus, “weil es total spannend ist zu schauen, wie Probleme verschieden gelöst werden”.

Etwa die Thematik Vollstornoprozess – um ein konkretes Beispiel zu nennen:

"Wenn der Fahrer einen kompletten Kunden stornieren muss, ist er früher zu uns ins Lager gekommen", erinnert sich Huemer. Das gehört zum Tagesgeschäft, wenn der Fahrer es aufgrund einer Störzeit nicht mehr rechtzeitig zu einem Kunden schafft und die Waren dann wieder zurück zum Lager bringt. Vor der Abbildung des Prozesses in OntegoGL sind die stornierten Artikel wieder ins Lager verräumt worden. “Nur um das am selben Tag wieder zu kommissionieren, weil wir wieder zum Kunden gefahren sind”, so Huemer, “das hat extrem viel Arbeitszeit verbrannt”. Namentlich das einst erforderliche Identifizieren, das Verschichten (Einlagern) und erneutes Kommissionieren.

Heute gibt es einen vollständig digitalen Prozess über alle beteiligten Systeme. Ein in der Fahrerlösung als “Vollstorno” erfasster Auftrag erhält im Lager einen kurzzeitigen Lagerplatz, von dem er wieder automatisch für eine Folgetour kommissioniert wird.

Impulse für zukünftige Software-Erweiterungen

Auch für die Zukunft sieht Huemer weitere Schwerpunkte. Eines ist das Thema mobiles Drucken. "Mein persönliches Ziel wäre, den Drucker nur in Ausnahmesituationen zu gebrauchen.” Man merke einen Umbruch in der Branche, unter den Kunden. Je mehr Jüngere dazukommen, desto klarer sei: “Bitte mit Karte zahlen und bitte die Rechnung oder den Lieferschein per E-Mail, und bitte nicht an mich, sondern direkt an die Buchhaltung.”

Damit gibt es bereits das nächste Stichwort: Das Zahlen per EC- oder Kreditkarte. Bei Del Fabro Kolarik ist das seit dem Sommer 2022 ein ernsthaft diskutiertes Thema. Barzahler machen bei Del Fabro Kolarik nur einen kleinen Teil der Kundschaft aus. Gleichwohl möchte man auf diese Kunden nicht verzichten. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht muss man konstatieren, dass Barzahlungen zahlreiche Kosten verursachen und den gesamten Inkasso-Prozess komplexer machen.

Treiber bei der Del Fabro Kolarik ist der Vertrieb. Die Kundschaft mache einen Generationenwechsel durch und erwartet zunehmend elektronische Zahlmöglichkeiten. Und – ebenso interessant – auch die Fahrer stehen dem elektronischen Zahlen aufgeschlossen gegenüber. Sie sehen sich in jüngster Zeit regelmäßig mit längeren Wartezeiten konfrontiert, durch die Tatsache, dass Kunden sich das erforderliche Bargeld erst bei Lieferung vom Geldautomaten holen. Das wiederum kann zu Verzögerungen bei anschließenden Auslieferungen führen.

Fazit

Del Fabro Kolarik ist ein Getränkefachgroßhandel, der sich aktiv auf die Herausforderungen einstellt. Der Umzug in das neue Logistikzentrum in Wien war ein großer und äußerlich deutlich sichtbarer Schritt. Die kontinuierliche Digitalisierung und Optimierung von Prozessen im Lager und der Auslieferung erfolgt hinter den Kulissen und in kleinen Schritten. Dabei setzt das Unternehmen auf Austausch mit den Partnern, um die Software-Lösung durch spezielle Features zu erweitern.