EWE TEL nutzt Ontego App für das SAP-Lagermanagement

Die EWE TEL aus Oldenburg hat 2016 die Herausforderung angenommen ihre gesamte Lagerverwaltung zu automatisieren und zu mobilisieren. Dabei ging es nicht nur um die Einführung eines lagerplatzgeführten Lagermanagementsystems (LMS), sondern auch darum, die Organisation anzupassen und die Mitarbeiter im Wandel zu begleiten.

Mit dem weiteren Breitbandausbau in ihrer Region standen die Verantwortlichen der EWE TEL vor der Herausforderung, das mit 45.000 Lagerartikeln neu zu organisieren. Eine möglichst einfache und trotzdem sichere Verwaltung sollte umgesetzt werden. Es ging darum, ein lagerplatzgeführtes Lagermanagementsystem (LMS) zu finden, um so die gesamte Lagerverwaltung zu automatisieren und zu mobilisieren. Mit „mobile tedis“, einer mobilen Lösung zur Auftragsbearbeitung auf Samsung-Tablets, hatte das Unternehmen bereits sehr gute Erfahrungen gemacht.

„Bisher gab es keine mobilen Warenbewegungen, keine Transparenz in Echtzeit über die Bestände und auch keine richtige Inventarisierung“, berichtet Karsten Thiem, Gruppenleiter Betriebssteuerung bei EWE TEL. „Prüfungen von Garantien und Gewährleistungen waren zeitaufwändig, genauso wie die Inventur. Alle Artikel mussten manuell erfasst und am PC in SAP übertragen werden. Dies war oftmals fehleranfällig.“

Wichtig war den Verantwortlichen, SAP als führendes System beizubehalten, und dass dennoch alle Prozesse im Rahmen der Materialverwaltung so digitalisiert und mobilisiert werden, dass die Mitarbeiter im Lager zukünftig ausschließlich mobil arbeiten. „Wir hatten beschlossen, dass unsere IT-Abteilung so wenig wie möglich belastet werden sollte“, erzählt Thiem.

Für die Implementierung der Software mussten lediglich die Schnittstellen zu SAP zur Verfügung gestellt werden, weitere Schritte wurden vom SAP-Partner durchgeführt. Materialbewegungen werden über Webservices angebunden, um die EWE-spezifischen SAP-Logiken zu gewährleisten. Inventurbuchungen werden dagegen über eine RFC-Schnittstelle ermöglicht, da hier SAP-Standard verwendet wird.

Es ging nicht nur um die Einführung eines LMS, sondern auch darum, die Organisation anzupassen und die Mitarbeiter im Wandel zu begleiten. Anfang 2016 wurde ein Pflichtenheft für ein LMS erstellt. Dieses war zu Beginn für diesen Bereich völlig überdimensioniert. So wurde entschieden, Materialbeschaffung und -verwaltung zu trennen.

Mit einem neuen Pflichtenheft für die Lagerverwaltung sollte die Einführung eines LMS angegangen werden. Nachdem EWE TEL bereits seit vier Jahren mit „mobile tedis“ und „tedis“ zwei Lösungen von commsult im Außendienst im Einsatz hatte, konnten zügig Gespräche über eine Systemerweiterung gestartet werden. Das LMS wurde als zusätzliches Modul entwickelt.

Geplant war, den Go-live parallel zur Inventur zu starten. Somit konnte die digitale Inventarisierung gleichzeitig mit der händischen Inventur stattfinden. „So schlugen wir gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe: Die notwendige Inventarisierung mit dauerhafter Hinterlegung aller Daten in SAP, die damit direkt durchgeführte Inventur und die Einarbeitung der Mitarbeiter ins neue System“, erinnert sich Thiem.

Während der ersten Woche war ein Mitarbeiter des Dienstleisters in Oldenburg vor Ort. Nach einer kurzen Einführung und mithilfe eines umfangreichen Handbuchs konnte direkt mit der Inventarisierung begonnen werden. Durch die Teilnahme dieses Produktexperten konnten Stolpersteine schnell erkannt und direkt behoben werden.

Sechs Wochen dauerte die Inventarisierung. Alle Eingaben wurden automatisch in SAP übertragen und so stand allen Mitarbeiten jederzeit eine Echtzeitübersicht über Lagerbestände und -plätze zur Verfügung.

Die Implementierung des LMS fand in zwei Schritten statt. In Phase eins wurden alle Prozesse der Warenbewegung und Verbuchung abgebildet. Nach dieser Phase konnte sofort mit der Arbeit mit dem neuen System begonnen werden. In Phase zwei wurden sukzessive Verbesserungen eingebracht und der neue Inventurprozess finalisiert.

„Die größte Herausforderung bestand darin, die Organisation und die Prozesse anzupassen und diese auch zu leben“, sagt Thiem. „Bis alle Mitarbeiter ausschließlich mit den mobilen Geräten gearbeitet haben, dauerte es einfach seine Zeit. Die alten Abläufe waren in den Köpfen verankert. Aber inzwischen sind die neuen Prozesse etabliert.“

Derzeit umfasst die mobile Lösung folgende Komponenten:

• 22 Mobilgeräte von Zebra und Bluebird mit Android sind im Lager im Einsatz.
• An insgesamt 11 Standorten werden alle Warenverwaltungsprozesse mit Ontego umgesetzt.
• 56 Außendienst-Techniker sind mit „mobile tedis“ unterwegs.
• Alle Mitarbeiter haben offline-Zugriff auf die Software und können Bestände prüfen, Aufträge ablesen, Buchungen vornehmen. Sobald das mobile Endgerät wieder online ist, werden die Daten unmittelbar in SAP eingespeist.

„Die Implementierung in dieser Geschwindigkeit und Qualität hat unsere Erwartungen übertroffen. Die Ergebnisse sprechen für sich. Schnelle Umsetzung in der richtigen Qualität“, resümiert Thiem. EWE TEL profitiert vor allem von der Transparenz über Mengen, Bestandslisten in Echtzeit sowie der Automatisierung des Bestandsabgleichs.

Mit dem LMS konnten die manuellen Aufwände – gerade während der Inventur – deutlich reduziert werden. „Im Zuge unserer Weiterentwicklung haben wir 40 Prozent mehr Materialbewegungen. Mit dem Einsatz von Ontego und der mobilen Datenerfassung konnten wir dies ohne personellen Mehraufwand stemmen. Auch konnten die Inventuraufwände bereits im ersten Jahr halbiert werden.

Im nächsten Jahr rechnen wir sogar mit maximal zwei Tagen für die gesamte Inventur“, sagt Thiem. „Für uns ist der größte Benefit, dass alle Bestände auf Lagerplatzebene sichtbar sind. Die Bestandsreduzierung kann so angegangen werden und der Prozess ist von Wareneingang bis zur Verbuchung beim Kunden vor Ort durchgängig digitalisiert und zugreifbar.“

Im Sommer 2018 wurde schließlich „mobile tedis 2.0“, die Weiterentwicklung der mobilen Lösung zur Auftragsbearbeitung, erfolgreich portiert. Damit ist EWE TEL unabhängiger von der eingesetzten Hardware. Auch das neue ansprechende Design wurde wie schon bei „tedis“ mit dem Ontego-Designer individuell und entsprechend der Anforderungen gestaltet.

Zudem wurden die Bearbeitungszeiten in mobil tedis 2.0 weiter verbessert: Weniger Klicks, Buchung nur von sich tatsächlich auf dem Wagen befindlichen Waren und der damit verbundenen weiteren Vermeidung von Fehlern. Auch der Support und Wartungsaufwand der Endgeräte konnte so nochmals reduziert werden.

Zusammengefasst ergeben sich bei EWE TEL durch die erfolgreich umgesetzte Digitalisierung und Mobilisierung der Materialverwaltung demnach folgende Vorteile:

• kein personeller Mehraufwand bei der Inventur trotz gestiegener Materialbewegungen
• Bestandsreduzierungen sind jetzt durchführbar, da alle Bestände auf Lagerplatzebene sichtbar sind
• ständiger Prozesszugriff durch durchgängige Digitalisierung vom Wareneingang bis zur Verbuchung beim Kunden
• geringerer Support und Wartungsaufwand der Endgeräte
• einfache Bedienbarkeit und Vermeidung Fehlerquellen

Die bei EWE TEL seit 2016 mit dem Breitbandausbau vorangetriebene Automatisierung und Mobilisierung der Lagerverwaltung bedeutete nicht nur die Neuorganisation des Lagers, sondern führte auch zu Anpasssungen in der Organisation. Ziel war es nur noch digitalisiert und mobilisiert zu arbeiten, die Mitarbeiter in diesem Wandel zu begleiten und gleichzeitig die steigende Zahl der verwalteten Artikel und Materialbewegungen gut zu bewältigen. Mit dem in zwei Phasen implementierten, lagerplatzgeführten Lagermanagementsystems und der Weiterentwicklung der mobilen Lösung zur Auftragsbearbeitung konnten diese Ziele erfolgreich umgesetzt werden. Die manuellen Aufwände – gerade während der Inventur – haben sich seither deutlich reduziert.