Effizientere Prozesse & Audits bei Luye Pharma dank mobiler SAP-Lagerlösung

In der Pharmabranche beeinflussen regulatorische Anforderungen viele Prozesse – auch in der Intralogistik. Für Luye Pharma, einen Spezialisten für die Entwicklung und Herstellung von Wirkstoff-haltigen Pflastern, motivierten diese Anforderungen, die Prozesse in der Lagerlogistik zu digitalisieren. Dank einer mobilen SAP-Scanner-Lösung werden Lagerbewegungen heute effizient und transparent abgewickelt.

Luye Pharma mit Sitz in Miesbach entwickelt und produziert mit 260 Mitarbeitern so genannte Transdermale Darreichungsformen. Dabei handelt es sich um Wirkstoffpflaster, über die beispielsweise Schmerzmittel angewendet werden können. Europaweit ist Luye in Miesbach der zweitgrößte Produzent dieser Produktklasse und als Teil der Luye Pharma Group mit insgesamt 4.000 Mitarbeitern eingebettet in einen wachsenden Pharma-Konzern.

Die Entscheidung zur Einführung einer mobilen SAP-Lösung fiel 2020. Mehrere Gründe spielten dabei eine Rolle, erinnert sich Franz Geiger, Lagerleiter bei Luye Pharma in Miesbach. “Einer der Hauptgründe war die zunehmende Digitalisierung und der Wunsch, effizientere und sicherere Arbeitsprozesse zu etablieren.” Traditionelle, papierbasierte Prozesse sind Geiger zufolge zeitaufwendig und grundsätzlich fehleranfällig. Die Nutzung von Scannern sollte diese Probleme adressieren und gleichzeitig die Mobilität und Flexibilität der Mitarbeiter erhöhen.

Entscheidend für Luye ist das Thema GMP - “Good Manufacturing Practice". GMP steht also für eine Gute Herstellungspraxis von Arzneimitteln. Das Regelwerk soll sicherstellen, dass Pharmaprodukte in hoher Qualität bereitgestellt werden. Diese Qualitätsansprüche greifen sowohl während der Herstellung, Verarbeitung, Verpackung als auch bei der Lagerung von Arzneimitteln.

Hinzu kommen weitere gesetzliche Regelungen, die man in Miesbach zu berücksichtigen hat: Neben klassischen Lagerbereichen wie dem Hochregallager, einem Kleinteilelager oder Vorbereitungszonen werden bei Luye auch ein Kühllager und ein Lösemittellager geführt. Erforderlich ist in allen Lagerbereichen eine präzise Dokumentation aller Materialbewegungen. “Es muss halt gewährleistet sein, dass es ein sicherer Prozess ist”, betont Geiger.

Die Implementierung der mobilen SAP-Lösung auf Basis der Ontego Software erfolgte bei Luye Pharma schrittweise. Ziel war es, den gesamten Prozessfluss in der Logistik-App abzubilden, eben Wareneingang mit Einlagerung, Umlagerungen, bis zu den Prozessaufträgen und Kommissionierung zur Auslieferung und dem Warenausgang.

Folgende SAP-Lagerprozesse werden bei Luye mobil dokumentiert:

• Wareneingang
• Einlagerung
• Interne Umlagerungen
• Warenausgang mit Kommissionierung, Prüfung und Quittierung der Waren und der WA-Buchung

Dazu kommt der Nachdruck von Etiketten über das Mobilgerät.

Die Vorteile der mobilen Datenerfassung ist für Franz Geiger klar benennbar: “Besonders im Wareneingang und bei Umlagerungen hat sich die Scannerlösung bewährt, da sie die Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht und beschleunigt hat.” Die mobile SAP-Logistik-App ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung und Dokumentation dieser Prozesse, was nicht nur die Sicherheit erhöht, sondern auch die Anforderungen von Audits und Inspektionen erfüllt.

Ein interessanter Nebenaspekt – gerade für Unternehmen aus dem Pharma-Sektor. Als Lieferant unterzieht sich Luye regelmäßig den Audits seiner Kunden. Hier können Geiger und seine Kollegen auf die MDE-Lösung verweisen. “Die finden das immer recht gut, weil die solche mobilen Lagerlösungen ja auch kennen”, so der Lagerleiter. Ähnliches gilt für Kontrollen durch amtliche Behörden, die Dokumentation, Sicherung und Handhabung der verarbeiteten Materialien kontrolliert.

Die oft 2-tägigen Audits beleuchten alle Abteilungen und Prozesse bei Luye. Dokumente werden geprüft und der gesamte Materialfluss abgegangen. “Die starten meistens im Lager, und prüfen daneben Qualitätskontrolle, Produktion, Sekundärproduktion bis hin zum Customer Service”, erläutert Geiger.

Er registriert, dass seit der Einführung der mobilen Lagerlösung weniger spezielle Rückfragen durch die Auditoren kommen, wenn man auf die Scanner verweisen kann. “Wir hatten einen Fall, zum Beispiel, dass man den Prüfern die Scanner beschreibt. Wir haben ja alles so etabliert, dass wir einen Code nur einmal scannen können und das in einer definierten Reihenfolge, etwa in der Umlagerung”. Und im gescannten Barcode werden automatisch alle relevanten Daten erfasst. Für die Prüfer ist dann nachvollziehbar, wie Prozesse in der Lagerpraxis ablaufen und technisch abgesichert sind.

Ein Thema bei jeder Prozessänderung ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Die Einführung der MDE-Technologie wurde von den Mitarbeitern unterschiedlich aufgenommen. Während jüngere Smartphone-affine Mitarbeiter der neuen Arbeitsweise mit Handhelds positiv gegenüberstanden, zeigten sich ältere Kollegen zunächst reserviert. “Tatsächlich, mittlerweile, muss man sagen, speziell beim Wareneingang und bei den Umlagerungen ist jetzt jeder froh, dass wir dieses System haben", urteilt Geiger.

Er verdeutlicht die Erleichterung im Tagesgeschäft am Beispiel Umlagerungen:

• Vor Einführung der MDE-Lösung notierte der Mitarbeiter bei einer Umlagerung Materialnummer, Charge, Menge und Ziellagerplatz auf einem Zettel. Dann musste er zurück zum PC gehen, die entsprechende SAP-Transaktion öffnen, alles manuell eingeben und verbuchen. Ein aufwändiges Prozedere.
• Heute erfolgt die Dokumentation direkt über das Handheld. Jedes Produkt verfügt über ein sogenanntes WE-Etikett mit einem Barcode. Dieses wird gescannt. Die Kollegen sehen zum Beispiel sofort, dass es Restmengen gibt. Darauf kann dann sofort eingelagert werden.

Im Ergebnis: Die MDE-Lösung vereinfacht die Arbeit und macht sie auch sicherer. In Zahlen ausgedrückt. Während der durchschnittliche Zeitaufwand für Rücklagerungen pro Jahr bei ca. 170 Manntagen lag, reduzierte er sich durch den Scanner-Einsatz auf 108, eine Reduzierung um 36%.

Auch im Wareneingang sind die Vorteile des Scanner-Einsatzes augenscheinlich:

• Früher hat der Mitarbeiter den Lieferschein genommen, die Ware geprüft. Dann ging es zum PC, die Bestellungen wurden geöffnet, alles gebucht. Zum Schluss erfolgte der SAP-Etikettendruck. Diese Etiketten musste der Mitarbeiter holen und damit wieder zurück zur Ware. Das erfolgte für jedes Material auf einer Palette separat. Inkl. eines Fußweges von bis zu 50 Metern aufgrund des Lagerlayouts. Ein zeitaufwändiges Prozedere.
• Heute kann der Mitarbeiter mithilfe der Scanner-Technologie an Ort und Stelle die komplette Palette fertig bearbeiten. Inkl. mobilem Etikettendruck direkt an der Palette.

Im Ergebnis: Ineffiziente Laufwege können durch den Einsatz der MDE-Lösung weitgehend vermieden werden. In Zahlen ausgedrückt: Lag die Bearbeitungszeit von Wareneingängen vor der Scanner-Einführung bei ca. 116 Manntage pro Jahr, liegt er heute bei 68, was einer effektiven Zeiteinsparung von 41% entspricht.

Für die Zukunft plant Luye Pharma, weitere Prozesse zu digitalisieren und die Nutzung der Scanner-Lösung auszuweiten. Insbesondere die Integration in das neue SAP S/4HANA-System und die Einführung eines erweiterten Warehouse Management Systems (EWM) stehen auf der Agenda. Zudem sollen weitere Abteilungen wie die Primär- und Sekundärverpackung die Vorteile der Scannertechnologie nutzen.

Bei Luye Pharma ist eine Mischung aus ganz verschiedenen mobilen Geräten im Einsatz - abhängig vom konkreten Einsatzort. Auf allen Geräten läuft die gleiche mobile Lagerlösung:

• Leistungsfähige Handhelds in zwei Modellvarianten von Zebra
• Ein Ex-geschütztes Handheld
• Ein robustes Tablet für den Staplereinsatz

Die Einführung einer mobilen Lagerlösung in der Intralogistik stellt für Luye Pharma einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung dar. Die positiven Effekte auf die Arbeitsabläufe sind messbar. Und indirekt senkt die MDE-Technologie die Aufwände im Zuge der GMP-Anforderungen, da sie die Prozesssicherheit erhöht und Fehlerquellen reduziert.