Mit SAP-MDE erreicht Baur au Lac Vins 96,6% Bestandsgenauigkeit im Lager

Baur au Lac – der Name des Zürcher Traditionshotels steht seit über 170 Jahren für Luxus und höchste Ansprüche an die eigene Leistung im Sinne des Kunden. Ein Versprechen, dem sich auch das Schwesterunternehmen und Premium-Weinhandel Baur au Lac Vins verpflichtet fühlt.

Seit 2010 ist bei dem Unternehmen mit Hauptsitz in Regensdorf eine MDE-Lösung für die Logistikprozesse mit SAP im Einsatz. Bei den für alle Kunden sichtbaren Prozessen im Shop oder in der Weinauslieferung, aber auch bei allen logistischen Prozessen im Hintergrund sorgen weitgehend IT-gestützte Prozesse und mobile Datenerfassung mit jährlich ca. 125.000 mobilen Transaktionen für kontinuierliche Qualität und Effizienz.

„Wir sind eine Premium-Weinhandlung mit dem 5-Sterne-Haus Baur au Lac im Hintergrund“, verdeutlicht Daniel Hunziker, SAP-Administrator. „Wir wollen einen Premiumservice bieten und da ist der Anspruch an die Prozesse sehr hoch, das alles reibungslos funktioniert.“ Eine kontinuierliche transparente Datenhaltung ist die Voraussetzung dafür.

Seit 2010 setzt Baur au Lac Vins auf mobile Datenerfassung in der Lagerlogistik und in seinen Shops. Dies geschah im Zuge des Baus eines neuen Hauptsitzes in Regensdorf vor den Toren von Zürich. „Anderthalb Jahre zuvor wurde im Unternehmen SAP eingeführt. Das neue Lager war der Anlass auf Warehouse Management umzustellen. Und in dem Zusammenhang war die Einführung von mobilen Scannern ein logischer Schritt“, erinnert sich Hunziker.

Inzwischen kommen ein gutes Dutzend mobile Handhelds in der gesamten Intralogistik und auch der Auslieferlogistik zum Einsatz: Vom Wareneingang im Zentrallager über die Nachschubanforderung aus den fünf Shops im Hotel am Zürichsee, in Männedorf, im Züricher Hauptbahnhof, in Tiefenbrunnen und in Regensdorf bis hin zum Versand durch die LKW-Fahrer.

Baur au Lac Vins nutzt für die SAP-integrierte mobile Datenerfassung die Softwareplattform Ontego. „Die SAP-Standardprozesse sind bei uns im Hause vielfach individuell angepasst und um eigene Prozesse ergänzt“, erklärt Hunziker. Daher habe man sich für die flexible und in weiten Teilen an Kundenbedürfnisse anpassbare Ontego-Lösung entschieden.

Wie genau wurde die Scanner-Lösung in den einzelnen Bereichen umgesetzt?

• Im Lager:
  Im Wareneingang wird Ontego als mobile Anwendung und auch als Browser-basierte Anwendung an einem PC-Arbeitsplatz eingesetzt. Eingehende Kartons und Weinflaschen erhalten hier einen individuellen QR-Code in Form eines Klebeetiketts, der die Identifizierung der Artikel in Folgeprozesse ermöglicht, z. B. die Bearbeitung der rund 75.000 Kundenbestellungen jährlich. Zu diesen mobil unterstützten Folgeprozessen gehört unter anderem die Kommissionierung, Umbuchungen sowie eine rollende Inventurzählung.
• Im Shop:
  Die Mitarbeiter in den vier Filialen nutzen ihre Mobilcomputer für die Nachschubbestellung direkt am Regal. Daneben greifen sie auf die Ontego Lagerlösung zu, um Wareneingänge in SAP zu verbuchen und Inventuren durchzuführen.
• Im Versand:
  Seit 2021 setzt Baur au Lac Vins mit OntegoGL auf eine Speziallösung für die Auslieferlogistik. Diese interagiert aufgrund der individuellen Prozesse mit der mobilen Lagerlösung: Der Disponent kann mit der mobilen Lagerlösung die Bestellungen einer Tour bzw. einem Fahrer zuordnen. Nach der Zuordnung werden die Lieferdaten an die Auslieferlösung übertragen. Mit dieser haben die vier Fahrer den elektronischen Lieferschein bei den 11.000 Auslieferungen bei der Hand, erfassen Liefermengen, Rückgaben oder Bruch und quittieren die Belege mit elektronischer Unterschrift.

Fragt man Hunziker nach den Vorteilen der mobilen Datenerfassung wird er schnell konkret. Im Vordergrund steht für ihn der Effizienzgewinn und die Genauigkeit der mobil erfassten Daten. „In der Inventur sind wir heute viel genauer als zur Zeit der Arbeit mit Papierlisten. Es gibt viel geringere Inventurdifferenzen.“ Die Lagerbestandsgenauigkeit betrage heute 96,6%. Auch in der Kommissionierung profitiere das Unternehmen. „Man kann den gleichen Workload mit viel weniger Mitarbeitern bewältigen, jeder weiß, wo er hin muss, wie viel auf einmal entnommen werden soll und bestätigt das einmal auf dem Mobilgerät, um in SAP zu verbuchen.“ Um zu ergänzen: „Und es ist auch kinderleicht zu bedienen.“

Bewährt hat sich die mobile Lösung unter den erschwerten Bedingungen des Jahres 2020, als aufgrund der Corona-Einschränkungen zwei Notfall-Teams im Lager gebildet wurden. Jedes Team erhielt eine einstündige Schulung, wobei der größte Teil auf die Lagerorganisation entfiel, die Mitarbeiter erfuhren, wo Geräte und Palettrollis stehen. Die mobile Lösung war weitgehend selbsterklärend.

Auch für die Shops kann Hunziker die Vorteile des digitalen Arbeitens klar benennen: Hier gebe es weniger Fehler bei den Nachschubbestellungen. „Früher ist man mit Papier und Stift durch die Regale gelaufen und hat dann am Computer mühsam in SAP die Bestellungen angelegt.“ Heute laufen die Mitarbeiter weiterhin durch die Regale, scannen den Barcode des gewünschten Weins, wählen gegebenenfalls noch den Jahrgang, geben die Menge ein und bestellen einfach mobil. Dieser optimierte Prozess bringe bei rund 500 Bestellungen pro Jahr eine extreme Zeitersparnis und große Erleichterung für die Mitarbeiter.

Ein weiterer messbarer Vorteil ist die mobil abgewickelte rollende Inventur. Die Bestände des rund 550.000 Flaschen umfassenden Weinlagers sind laut Hunziker sehr aktuell und ohne wesentliche Differenzen. Dieser Ersparnis fügt er ein weiteres hinzu. „Früher mussten die Filialen sonst einen ganzen Tag im Jahr schliessen mit entsprechendem Umsatzverlust und grossem Personalaufwand. Heute kann eine Person die Inventur allein machen und hat 365 Tage Zeit dafür.“

In der Auslieferung stehen konkrete Erfahrungen noch aus. Bei Baur au Lac Vins hofft man, vom Papier wegzukommen und damit auch die papierhafte Ablage zu rationalisieren. Daneben ist die Erwartung, dass die Verladung aufgrund der elektronischen Ladeliste noch besser läuft.

Zwischenzeitlich hat Baur au Lac Vins auch den Umstieg auf eine neue Android-basierte Geräte- und Software-Generation angegangen. Nach 8 Jahren habe man sich über eine Nachfolge der bis dahin eingesetzten Windows CE-basierten Geräte Gedanken machen müssen. Außerdem standen verschiedene Optimierungen in SAP an, die auch Auswirkungen auf die mobile Lösung hatten.

Im Lager kommen Geräte von Zebra zum Einsatz. Aktuell ist es das Modell TC8000. Für die Shops und in der Auslieferung fiel die Entscheidung auf das Zebra TC52. Die Umstellung verlief geräuschlos – die Bedienung der modernen Mobilgeräte und der Software sind die Mitarbeiter aus dem Privaten gewohnt.

Wenn Hunziker den Blick in die Zukunft richtet, kann er sich weitere Optimierungen und Automatisierungen vorstellen. Die Anforderungen der Kunden werden sich entwickeln und so wird auch Baur au Lac Vins sich darauf einstellen: Immer ein perfektes Kundenerlebnis und höchsten Weingenuss zu bieten. Mit kontinuierlich optimierten Prozessen vor – und hinter den Kulissen.