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Mit einer Offline-fähigen mobilen Lösung inkl. Integration in das Business Central ERP ermöglicht Enovis eine Field Service Steuerung in Echtzeit. Patientenbetreuer dokumentieren Vermietung direkt vor Ort. Verfügbare Bestände sind jederzeit bekannt und die Abrechnung zeitnah möglich.
Mobiler Field Service im Gesundheitswesen
Die Ormed GmbH – ein Unternehmen der Enovis Gruppe – ist Spezialist für CPM-Bewegungsschienen. Neben der Herstellung dieser zugelassenen Medizinprodukte durch die Enovis organisiert der Bereich Home Care Service (HCS) die deutschlandweite Versorgung der Patienten mit der Vermietung der CPM-Bewegungsschienen.
Über 70 Patientenbetreuer, meist Einzelunternehmer oder Dienstleister, sichern die persönliche Versorgung in der Fläche.
Die CPM-Bewegungsschienen gibt es in unterschiedlichen Modellen für die vier großen Gelenke: Schulter, Knie, Ellbogen und Sprunggelenk. Die CPM-Bewegungsschienen werden von Ärzten verordnet. Mit dem Rezept wenden sich Patienten an die Enovis.
Und jetzt kommen die Patientenbetreuer ins Spiel. Sie...
- erhalten von Enovis die Aufträge, die Patienten mit einer CPM-Bewegungsschiene zu versorgen
- passen die CPM-Bewegungsschiene beim Patienten gemäß ärztlicher Vorgabe individuell an
- betreuen die Handhabe der CPM-Bewegungsschiene direkt beim Patienten während der vorgesehenen Behandlungsperiode
- und holen die CPM-Bewegungsschiene am Behandlungsende ab.
Die Logistik hinter der mobilen Patientenversorgung
Die Patientenversorgung basiert auf eine zweistufigen Logistik. In Freiburg betreibt die Enovis ein zentrales Lager für die Versorgung der Patientenbetreuer. Diese wiederum verfügen jeweils über einen eigenen Lagerbestand von bis zu 120 CPM-Bewegungsschienen.
Bereits seit 2011 setzt Enovis eine mobile App-Lösung für die Patientenbezogenen Prozesse ein – entwickelt auf Basis der Ontego-Pplattform, erklärt Margarita Koch, Leiterin des Home Care Service. Die App „MOTOR“ werde täglich genutzt: Für die Auslieferung, Abholung und den Tausch von CPM-Bewegungsschienen, aber auch für Inventuren oder das Gerätehandling.
Die mobile Arbeitsweise hat laut Frau Koch mehrere konkrete Vorteile:
Die Zentrale von Enovis erhält nahezu in Echtzeit die Informationen zu Auslieferung von CPM-Bewegungsschienen bei Patienten. Damit kann die Abrechnung mit den Kostenträgern zeitnah erfolgen.
Darüber hinaus ist die Echtzeit-Transparenz über die Bestände an Schienen beim Patientenbetreuer essentiell. Denn, sie ist die Basis, in der Saison von Oktober bis Ostern immer ausreichend Schienen bereitstellen zu können.
Validierte Tablet-App mit Kumavision-Integration
Technisch umfasst die Field Service Applikation einen mobilen Client sowie eine Middleware.
- Die Server-Komponente übernimmt die Datenkommunikation mit dem ERP-System. Sie erstellt automatisiert Auftragsdokumente und synchronisiert alle Prozessdaten in regelmäßigen Intervallen.
- Patientenbetreuer arbeiten täglich im Feld mit Android-Tablets – online wie offline. Auslieferungen, Rückmeldungen und digitale Unterschriften werden direkt vor Ort erfasst.
"Ein entscheidender Vorteil liegt in der vollständigen ERP-Integration", meint Margarita Koch. Aufträge, Geräteinformationen und Stammdaten der Patientenbetreuer werden regelmäßig aus dem Branchen-ERP-System KUMAVISION (Microsoft Dynamics Business Central) synchronisiert. Rückmeldungen und Dokumente fließen strukturiert zurück und ermöglichen eine zeitnahe Abrechnung & Qualitätssicherung.
In der App sind alle relevanten Prozesse abgebildet:
- Auftragsmanagement mit Suche und Filter
- Auslieferung, Abholung und Umtausch von Geräten
- Inventurprozesse mit digitaler Signatur
- Geräteannahme und -versand
Ein Mehrwert sei zudem die automatisierte Dokumentenerstellung: Mietverträge, Übergabeprotokolle und Versorgungsvereinbarungen werden direkt aus der App heraus generiert, archiviert und – bei Zustimmung – dem Patienten per E-Mail übermittelt.
Die Dokumente stehen anschließend zentral im Backoffice zur Verfügung. Der gesamte Prozess erfüllt die Anforderungen an validierte Software im Medizinumfeld – einschließlich auditfähiger Protokollierung und nachvollziehbarer Datenflüsse.
Mobile Lösung für effiziente Field Service Steuerung
Mit der Motor-Lösung verfügt Enovis über vollständige Transparenz: Welche Schiene befindet sich bei welchem Patientenbetreuer? Wie viele Geräte sind einsatzbereit? Welche Aufträge wurden heute bereits abgeschlossen?
Wir wissen immer genau, wo unsere CPM-Bewegungsschienen gerade sind. Dadurch können wir Engpässe vermeiden und immer ausreichend Bestand bereitstellen.— Margarita Koch, Leitung Home Care Service, Enovis
In Planung ist eine Erweiterung der Backoffice-Funktionen. So sollen z. B. künftig die wöchentlichen Berichte der Patientenbetreuer automatisiert erstellt und an die Zentrale übermittelt werden. Damit soll der regelmäßige interne Abrechnungs-Workflow einfacher und schneller werden.
Fazit
Mit MOTOR 2.0 auf Basis von Ontego hat Enovis die Digitalisierung in der dezentralen Patientenversorgung konsequent umgesetzt. Im nächsten Schritt soll die App auch zur digitalen Erfassung von Fahrtzeiten und Fahrtstrecken genutzt werden – damit wird aus der "Miettransaktions"-App eine umfassende digitale Serviceplattform für den Home Care Bereich. Zudem sind weitere Funktionen im Backoffice geplant, etwa zur automatisierten Auswertung der App-Nutzung und zur Anpassung von Mietpreismodellen.
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