Rügenwalder Mühle: Mobile Instandhaltung mit SAP & Ontego

Bei Rügenwalder Mühle laufen die Maschinen rund um die Uhr. Umso wichtiger ist die Instandhaltung der Anlagen, die vom zentralen SAP-System gesteuert wird. Die Systemdaten werden über eine Tablet-Anwendung ausgetauscht, mit der die Techniker pro Jahr bis zu 12.000 Aufträge transparent und digital dokumentieren und rückmelden.

Instandhaltung im laufenden Betrieb

Pommersche Gutsleberwurst oder, wenn es fleischlos sein soll, vegane Schinken Spicker oder vegetarische Frikadellen – die Produkte der Rügenwalder Mühle haben ihren festen Platz im Kühlregal. Und im Kopf vieler Kunden. Als Markenprodukte von höchster und gleichbleibender Qualität. Der Qualitätsanspruch des Lebensmittelherstellers wird täglich von 850 Mitarbeitern sichergestellt – nicht zuletzt von Waldemar Popp und seinem 30-köpfigen Technik-Team.

Der reibungslose Betrieb der rund 1.500 Fertigungsanlagen ist essentiell für die Rügenwalder Mühle, betont Popp, Leiter Technik bei Rügenwalder. Um die Bedeutung zu verstehen, ist ein Blick hinter die Kulissen hilfreich. “Die Maschinen in der Produktion laufen im 4-Schicht-Betrieb. Kommt es irgendwo zu einer Störung, müssen unsere Techniker sofort reagieren”, informiert der Technik-Chef.

Abb. 1: Angelieferte Rohware wird direkt zu einer Fertigungsanlage transportiert

Abb. 2: Mobile Einsatzfähigkeit unter strengsten Hygiene- und Qualitätsstandards sind für die Techniker essentiell.

Abb. 3: Wartung im laufenden Betrieb

Abb. 4: Binnen 24 Stunden ab Anlieferung der Rohware verlassen die Produkte das Unternehmen in Richtung Handel

Denn: Angelieferte Rohware wird direkt in die Fertigung transportiert und dort sofort verarbeitet. In der Lebensmittelindustrie greifen extrem hohe Standards für Hygiene und Produktqualität. Steht eine für die Produktion vorgesehene Maschine, kann auch Rohware nicht verarbeitet werden und muss im schlechtesten Fall entsorgt werden. Im Normalfall gilt daher: Spätestens nach 24 Stunden verlassen die Produkte das Unternehmen in Richtung Handel und Großverbraucher. Ein klassisches Lager unterhält das Unternehmen nicht.

“Die Instandhaltung hat für Rügenwalder eine besonders hohe Bedeutung”, meint Waldemar Popp und unterstreicht die beschriebenen Besonderheiten der Lebensmittelherstellung. Die Technik bei Rügenwalder umfasse mehrere Bereiche, so Popp: der Operative Teil Mechatronik, die Versorgungstechnik und die Elektrotechnik. Seit neuestem gehört auch die Betriebstechnik dazu. Alle Anlagen – davon 800 verschiedene Anlagentypen – werden in regelmäßigen Intervallen gewartet. Darüber hinaus steht das Team um Popp für Notfalleinsätze bereit.

Moderne Technik und eine SAP-gesteuerte Anlagen- und Auftragsverwaltung unterstützen dabei. Nina Rolfes, Mitarbeiterin im Technischen Service und zuständig für die SAP-Prozesse in der Instandhaltung, erinnert an die Modernisierung der Instandhaltungsprozesse. “Die Einführung des SAP-Systems im Jahr 2017 war Anlass, die bis dato gelebte papierhafte Arbeitsweise auf mobile Datenerfassung umzustellen, so Rolfes. Dabei habe die Abteilung klare Ziele vor Augen gehabt:

Das waren die Motive, warum seinerzeit eine Tablet-Lösung konzipiert wurde.

Offline-App für PM-Prozesse mit SAP

Nach einem einjährigen Auswahlverfahren entschied sich Rügenwalder für die MDE-Software Ontego. Waren es anfangs 5 Anbieter, die man prüfte, fiel die Wahl schließlich auf die Lösung der commsult aus Potsdam. Den Ausschlag gab der Fokus auf mobile SAP-Anwendungen; und die Flexibilität, spezifische Anforderungen der Technik-Abteilung umzusetzen.

Auch die Beratung bei der mobilen Umsetzung von Prozessen in den SAP-Modulen Portfolio and Project Management (PPM) und Enterprise Asset Management (EAM) wurde positiv bewertet, erinnern sich Rolfes, die in den damaligen Auswahlprozess eingebunden war. „commsult hat sich Zeit genommen, unsere spezifischen Prozesse zu verstehen und dann Optionen für die mobile Umsetzung vorgeschlagen”, so Rolfes.

Die Realisierung der Lösung, sprich das Customizing von App-Bausteinen und die Umsetzung individueller Anforderungen, dauerte ein weiteres Jahr, wobei – das soll ehrlicherweise erwähnt werden – zeitgleich SAP ausgerollt wurde. Ein Wunsch von Rügenwalder war, dass die App auch ein Arbeiten ohne SAP-Verbindung ermöglichte, also ein klassisches Offline-Szenario. Auch die damit einhergehende Abstimmung zum Synchronisationsverhalten der Lösung fiel in diese Zeit.

Seit dem Sommer 2019 sind alle Mitarbeiter in der Instandhaltung mit iPads und einer Instandhaltungs-App ausgestattet. Daneben nutzen auch Mitarbeiter in Fertigung und Verpackung, z. B. die Linienführer, die Lösung.

Mobile Instandhaltung im Überblick

So erstellen Linienführer in erster Linie Meldungen, die – sofern nicht dringend – vom Schichtleiter geprüft, mit Fristen versehen und freigegeben werden. Die Techniker wickeln die komplette Auftragsbearbeitung mit der App mobil ab. Ganz konkret umfasst die Anwendung folgende Funktionen:

Popp und seine Kollegen haben ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept erstellen lassen. Damit lässt sich der Meldungseingang, die Auftragspriorisierung und die Bearbeitung komfortabel steuern. Neben der mobilen Lösung ergänzt eine Browser-basierte Administrator-Anwendung die Instandhaltung. Gerade letzteres bringt Popp einen Mehrwert. “Die Ontego Lösung gibt mir Transparenz über alle Aufträge. Ich sehe, welche Arbeiten erledigt wurden. Und ich sehe, worauf ich zu achten habe”.

Das Tool liefert auch Statistiken über die bearbeiteten Aufträge, so dass der Technikleiter gezielt herausfinden kann, welche Störungen auftreten, welche Anlagen besondere Beachtung verdienen und wo Optimierungspotenzial schlummert. Und dabei kommt ein beachtlicher Bestand an Daten zusammen: Jährlich wickeln die 30 Mitarbeiter zwischen zehn- und zwölftausend Aufträge über die App ab.

Techniker nehmen die iPad-App an

Doch auch die Techniker sind zufrieden. Nach anfänglicher Skepsis – bei der Umstellung von Papier auf eine digitale Arbeitsweise eine normale Reaktion – hat das Team die Tablets und die App angenommen. Natürlich motiviert modernes Equipment, in diesem Fall iPads, die Mitarbeiter. „Aber auch das Tagesgeschäft läuft heute komfortabler”, meinte Popp. Während früher das Ausdrucken von Aufträgen und das handschriftliche Ausfüllen von Reparaturnachweisen viel Zeit in Anspruch nahm, erleichtert die Instandhaltungs-App durch geführte Dialoge und mobil verfügbare Dokumente, beispielsweise Handbücher für Maschinen, die Wartungsarbeiten spürbar.

Manchmal sind es solch beiläufig geäußerte Features, wie die erwähnten mobil abrufbaren Maschinendokumente, die in der Praxis einen echten Mehrwert erzeugen. Roman Euler, Mitarbeiter im Technischen Service von Rügenwalder, zeigt sich begeistert von den Handbüchern und Zeichnungen. “Wir haben ungefähr 800 verschiedene Anlagentypen hier im Unternehmen. Wie die im Einzelnen funktionieren, kann keiner im Kopf behalten”, meint Euler. Auch sein Chef Waldemar Popp sieht das so: „Dadurch, dass die Informationen zu jeder Anlage direkt verfügbar sind, können wir viel schneller arbeiten. Und auch neue Kollegen integrieren sich deutlich schneller in das Team.“

Zukunftsziele und stetiges Weiterentwickeln

Das Feedback seiner Kollegen ist für Popp und die Mitarbeiter in der IT regelmäßig Anlass, die mobile Anwendung weiter zu optimieren. Die nächsten Schritte sind bereits in Planung: Künftig soll auch das bestandsgeführte Ersatzteillager mit seinen mehreren tausend Artikeln an die Ontego Lösung angebunden werden. Erklärtes Ziel ist es, die Ersatzteile direkt dem Technischen Equipment zuzuweisen und Materialbuchungen mobil abzuwickeln.

Zudem wünscht sich Waldemar Popp künftig weitere und genauere Reports sowie eine Teilautomatisierung bestimmter Prozesse. Die vollständige Digitalisierung der Instandhaltungsprozesse soll erreicht werden. Auf diesem Weg gibt es noch einige Schritte zu gehen. So fällt Popp auf, dass insbesondere die Schichtleiter weiterhin oft ihre Telefone nutzen, um Vorfälle zu melden, statt den Weg über die App zu gehen. “Das ist aber auch ok so”, meint er schmunzelnd. Digitales Arbeiten sei eben ein Gewöhnungsprozess…

Fazit

Rügenwalder hat mit der mobilen Lösung in der Instandhaltung eine sehr solide Basis im Bestreben nach weitgehend digitalisierten Wartungsprozessen geschaffen. Die Tablet-App vereinfacht das Alltagsgeschäft des Teams der Instandhaltungstechnik deutlich. Die komplette Auftragsbearbeitung kann darüber mobil abgewickelt werden und Maschinenbaupläne der über 800 Anlagenmodelle sind im Störungsfall sofort an Ort und Stelle verfügbar. Damit wird die durchgängige, reibungslose Produktion und Lebensmittelverarbeitung binnen 24 Stunden sichergestellt. Gleichzeitig schafft die Datenerhebung die Möglichkeit Prozesse detailliert zu analysieren und zu quantifizieren, um sie weiter optimieren zu können. So sind neue Vorhaben wie die Anbindung der Ersatzteillogistik bereits in konkreter Planung.