Henke-Sass, Wolf suchte eine mobile SAP-Lösung für komplexe Lagerprozesse in der Medizintechnik – und fand in Ontego einen intuitiven Ansatz, die bestehenden Z-Bausteine auf den Handscanner bringt, ohne die SAP-Logik anzufassen. Das Ergebnis: papierlose Lagerverwaltung, halbierter Inventuraufwand und deutlich reduzierter CSV-Validierungsaufwand nach GxP.
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Henke-Sass, Wolf GmbH mit Sitz in Tuttlingen gehört zu den weltweit führenden Herstellern von Injektionssystemen, Einwegspritzen und chirurgischen Instrumenten für die Medizintechnik. Das Unternehmen fertigt hochpräzise Produkte für den globalen Gesundheitsmarkt – darunter Optiken, bei denen ein einziger Karton in der Größe einer Zigarettenschachtel einen Wert von 100.000 Euro erreichen kann. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Bestandsgenauigkeit, Serialnummernverfolgung und regulatorische Compliance im Lager.
Medienbruch im SAP-Lager: Papierlisten, Zeitverzug und Fehlteile
Bevor HSW auf mobile SAP-Prozesse umstellte, lief die Lagerwirtschaft klassisch analog: Mitarbeitende zogen mit Papierlisten durch die Regale, hakten Entnahmen per Hand ab und buchten die SAP-Warenbewegungen erst zeitversetzt am PC nach. Ein klassischer Medienbruch – und sein Preis zeigte sich seinerzeit täglich in der Intralogistik.
„Die Arbeitsvorbereitung hat gesehen: wir haben 1.000 Stück Bestand – aber die hatte physisch schon jemand eingepackt. Man wollte einfach in Echtzeit buchen und nicht mehr im zeitversetzten Modus arbeiten."
Am nächsten Arbeitstag tauchten die Abweichungen dann als vermeintliche Fehlteile im SAP ERP auf – obwohl das Material längst entnommen war. Die Anforderung im MDE-Projekt war eindeutig: Warenbewegungen direkt am Lagerplatz buchen, mit Handscannern und MDE-Geräten, in Echtzeit, ohne Medienbruch und nahtlos verbunden mit SAP über RFC-Schnittstellen.
SAP Fiori Alternative für die Intralogistik: Warum HSW sich für Ontego entschied
Eigentlich war HSW 2017 auf die LogiMAT gefahren, weil ein SAP-Beratungshaus eine mobile Lagerlösung in Aussicht gestellt hatte. Die Lösung, die vor Ort präsentiert wurde, passte jedoch nicht zur Arbeitsrealität des Medizintechnik-Unternehmens. Beim Schlendern über die Messe stieß das Team auf den Ontego-Stand – und was es dort sah, überzeugte sofort: eine mobile Scanner-Lösung, die direkt über RFC auf bestehende SAP-BAPIs und kundenspezifische Z-Bausteine zugreift, ohne die Prozesslogik anzufassen. Z-Bausteine mobil zu machen – ohne Neuentwicklung, ohne Fiori-Anpassung – war genau das, was HSW brauchte.
„Der große Vorteil war, dass Ontego unsere SAP-Logik übernehmen kann – sowohl den SAP-Standard als auch unsere Funktionsbausteine im Z-Namensraum. Wir müssen am SAP selbst logisch nichts ändern."
Das zentrale Argument gegen SAP Fiori als Alternative: Der Aufwand für Entwicklung und Administration ist bei komplexen SAP-MM-Prozessen deutlich höher. HSW arbeitet als Medizintechnikunternehmen intensiv mit Serien- und Chargennummernpflicht – Prozesse, bei denen das System prüfen muss, ob eine bestimmte Kombination überhaupt gebucht werden darf. Für solche Anforderungen ist eine spezialisierte MDE-Applikation effizienter zu entwickeln und zu betreiben als eine generische Fiori-Oberfläche. Wer den Vergleich zwischen SAP Fiori und MDE-basierten Scanner-Lösungen kennt, weiß: Die Entscheidung hängt stark vom Prozesskomplexitätsgrad ab.
„Ich möchte meine MIGO auf dem Gerät haben – und da ist Ontego einfacher und flexibler."
Von der Kommissionierung zur SAP-Inventur: Schrittweiser Aufbau mobiler Prozesse
2017 startete HSW mit einer einzigen Funktion: der mobilen Kommissionierung zum Fertigungsauftrag – Warenausgang mit SAP-Bewegungsart 261, direkt am Scanner gebucht über RFC. Seitdem ist das Spektrum der mobilen SAP-Prozesse auf Android-MDE-Geräten schrittweise gewachsen:
- Produktionsversorgung mit geplanten und ungeplanten Entnahmen auf Fertigungsaufträge
- Rückbuchung zum Fertigungsauftrag
- Mobile SAP-Stichtagsinventur und permanente Inventur
- SAP-Lagerumbuchungen
- Mobiler SAP-Wareneingang auf Bestellungen inkl. Chargenrückverfolgung und Seriennummernverwaltung
Besonders eindrucksvoll ist der geplante Einsatz bei der Jahresinventur: Mehr als 50.000 Materialien – von winzigen hochpräzisen Optiken, die man kaum ohne Lupe sieht, bis zu Großteilen – sollen künftig innerhalb einer einzigen Woche vollständig per Handscanner inventarisiert und direkt als SAP-Inventurbelege verbucht werden (wie eine mobile SAP-Inventur in der Praxis abläuft, zeigt ein eigener Artikel im Blog).
„Früher: Kollege zählt, schreibt auf – oft unleserlich – Erfasser tippt es ein. Das sind drei Arbeitsschritte. Heute: Scanner, Menge erfassen, fertig. Wir haben eine Performance hingekriegt, die tausendmal besser ist."
Validierung mobiler SAP-Prozesse nach GxP: Ein unterschätzter Vorteil
Als reguliertes Medizintechnikunternehmen unterliegt HSW den Anforderungen der Computersystemvalidierung (CSV) nach GAMP 5, GxP-Richtlinien und US-amerikanischen FDA-Regularien – darunter 21 CFR Part 11 für elektronische Aufzeichnungen und Audit Trails. Dass Ontego auch hier einen konkreten Vorteil bringt, war ursprünglich nicht das primäre Kaufargument – ist aber für Thorsten Minge zwischenzeitlich eines der überzeugendsten.
Da Ontego als mobiler Layer auf bereits validierte Z-Funktionsbausteine und SAP-Standard-BAPIs aufsetzt, ohne eigene Buchungslogik mitzubringen, verringert sich der CSV-Aufwand erheblich. Die SAP-seitige Fachlogik wurde einmal getestet und dokumentiert – Ontego führt sie aus, ohne sie zu verändern. Weil commsult als qualifizierter Softwarelieferant agiert, entfällt außerdem der Aufwand für eine interne Entwicklungsvalidierung. Der Audit Trail liegt vollständig in der SAP-Schicht – nicht in der mobilen App.
„Wir sagen: Nehmt dieses Z-Programm. Das haben wir getestet, es funktioniert. Das spart uns Dokumentationsaufwand und Testaufwand – wir müssen nicht alles neu durchtesten."
Im CSV-Prozess bedeutet das: kein separates Entwicklungs-Lastenheft, weniger Regressionstest, geringerer Dokumentationsaufwand. Für IT-Verantwortliche in regulierten Branchen ist das ein erheblicher Unterschied gegenüber einer Eigenentwicklung oder einer vollständig angepassten Fiori-Applikation.
Ergebnisse im Überblick
- Inventurdauer etwa halbiert
- Rund ein Drittel weniger Mitarbeitende für die Inventurdurchführung notwendig
- Deutlich reduzierte Fehlerquote: Chargenrückverfolgung und Seriennummern werden systemgestützt als Pflichtfeld erfasst
- Kein Medienbruch mehr: keine Papierlisten, keine nachträgliche manuelle SAP-Buchung
- Keine Rückfragen durch lückenhafte Zähldaten
- Geringerer CSV-Validierungsaufwand: Ontego bringt keine eigene App-Logik mit – der Audit Trail bleibt in SAP
Ausblick: S/4HANA-Migration und mobiler Warenausgang
HSW plant die Migration auf SAP S/4HANA. Ontego soll auch in der S/4HANA-Umgebung weitergeführt werden – die RFC- und OData-basierte Anbindung funktioniert auf der neuen SAP-Plattform ebenso wie heute. Die mobile SAP-Strategie muss bei der Migration also nicht neu aufgesetzt werden. Auf der Roadmap steht außerdem der mobile SAP-Warenausgang, für den bereits erste Gespräche mit dem commsult-Team geführt wurden.
Die Geschichte von Henke-Sass, Wolf zeigt, wie papierlose Lagerverwaltung mit SAP funktioniert, wenn sie schrittweise wächst: ein Prozess nach dem anderen, nah an der bestehenden SAP-Logik, ohne Medienbruch. Das Ergebnis ist keine Revolution, sondern eine effiziente, alltagstaugliche Infrastruktur, die das Team trägt – und die auch die nächste SAP-Migration übersteht.
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