Die Hallesche Verkehrs-AG (HAVAG) betreibt Straßenbahnen und Busse für Halle (Saale) und den Saalekreis. Eine zuverlässige Materialversorgung ist dabei keine Nebensache – sie ist Voraussetzung für den Fahrbetrieb. Mit der Einführung mobiler SAP-Prozesse auf Basis von Ontego hat die HAVAG ihre Lagerwirtschaft grundlegend modernisiert: kürzere Durchlaufzeiten, mehr Transparenz und ein Team, das digitale Arbeitsweise heute nicht mehr missen möchte.
Täglich nutzen Tausende Fahrgäste die Busse und Straßenbahnen der HAVAG. Hinter dem Fahrbetrieb steht ein umfangreiches technisches Netzwerk: Werkstätten für Busse und Bahnen, Gleisbau und Stromversorgung. All diese Bereiche werden aus dem Zentrallager sowie dem Außenlager Rosengarten mit Material versorgt – zuverlässig und effizient – nicht zuletzt dank digitaler SAP-Prozesse.
Papierprozesse als Ausgangspunkt
Bis 2024 arbeitete das sechsköpfige Lagerteam der HAVAG mit einem System aus gelben Lagerfachkarten im A5-Format. Jeder Wareneingang, jeder Warenausgang, jede Bestellnummer wurde handschriftlich eingetragen. Materialentnahmen liefen über Entnahmescheine: Die anfordernde Abteilung brachte den Schein, das Lager kommissionierte, füllte die Fachkarten aus und übertrug später alles manuell ins SAP – einschließlich zwölfstelliger Kostenträgernummern, Position für Position. Pro Entnahmeschein mit sieben Positionen summierte sich der Gesamtaufwand auf rund 20 Minuten.
Auch das Außenlager Rosengarten mit knapp 1.000 Artikeln folgte diesem Prinzip. Rote Bedarfskarten signalisierten einen niedrigen Bestand und lösten manuell koordinierte Umlagerungen aus. Bestandsinformationen waren stets nur so aktuell wie die zuletzt eingetragene Karte – eine typische Herausforderung analoger Lagersysteme.
Einführung: Schritt für Schritt zur digitalen Lösung
Die HAVAG verfolgte seit längerem das Ziel, ihre Lagerwirtschaft zu digitalisieren. Zusammen mit dem städtischen IT-Dienstleister organisierten die Verantwortlichen ein Projekt für mobile SAP-Prozesse. Im Januar 2024 startete die Testphase mit Ontego, im Juli 2024 folgte der Produktivgang.
Torsten Knorre, zuständig für die Lagerwirtschaft bei der HAVAG, war von Beginn an in die Einführung eingebunden. Gemeinsam mit dem Beratungshaus als IT-Dienstleister wurde die Lösung zunächst im Testsystem erprobt – mit dem Vorteil, Konfigurationen und Abläufe bereits vor dem Produktivstart prüfen und anpassen zu können. Das Team entschied sich bewusst für einen schrittweisen Rollout: Funktion für Funktion wurde freigegeben, um sicher in den neuen Prozessen anzukommen.
„commsult hatte die Lösung schon frühzeitig als Online-Version zur Verfügung gestellt. So konnten wir verschiedene Testfälle vorab durchspielen und korrigieren – das hat wirklich super funktioniert.“
Scannen statt Schreiben: der neue Alltag
Heute verläuft die Materialentnahme vollständig mobil. Der Mitarbeiter geht zum Regal, scannt den Artikel-Barcode, gibt Menge und Kostenträger ein – der Vorgang landet direkt im Ontego Leitstand, der als prüfbarer Zwischenspeicher vor der finalen SAP-Buchung dient. Für häufig verwendete Kostenträger hat das Team eine clevere Eigenlösung entwickelt: laminierte QR-Code-Folien, die das lästige Eintippen zwölfstelliger Nummern komplett ersparen – ein Impuls, der direkt aus dem Team kam.
Auch Wareneingänge sind deutlich effizienter geworden. Der Mitarbeiter fotografiert den Lieferschein direkt mit dem Scanner; das Bild wird automatisch an die zugehörige SAP-Buchung angehängt. Was früher ein gesonderter Arbeitsschritt war – Scannen am PC, Umbenennen, manuelles Verknüpfen – ist jetzt vollständig in den mobilen Prozess integriert.
Der Ontego Leitstand: Flexibilität für komplexe Anforderungen
Der Ontego Leitstand ist eine Besonderheit im Mobile SAP-Szenario der HAVAG. Es handelt sich dabei um eine webbasierte Applikation, die zwischen der mobilen Erfassung im Lager und der finalen Buchung im SAP-System vermittelt und zusätzliche gewünschte Anwendungslogik bietet.
Alle Vorgänge, die Mitarbeiter mit dem Scanner erfassen – Wareneingänge, Warenausgänge, Umlagerungen – landen zunächst im Leitstand, wo sie übersichtlich aufgelistet, geprüft und bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden können. Erst nach dieser Prüfung erfolgt die verbindliche Buchung ins SAP. Der Leitstand schafft damit eine kontrollierte Zwischenschicht, die Transparenz und Datenqualität gleichermaßen sichert.
Für die HAVAG ist diese Architektur besonders wertvoll, weil kommunale Betriebe mit Situationen umgehen müssen, die in der Industrie so nicht vorkommen: Wird ein Fahrzeug in einen Unfall verwickelt, existiert der zugehörige SAP-Kostenträger zum Zeitpunkt der Materialentnahme möglicherweise noch nicht. Im Leitstand kann der Vorgang trotzdem sofort erfasst werden – die finale Buchung erfolgt, sobald der Kostenträger im SAP angelegt ist. Der Lagerprozess läuft unterbrechungsfrei weiter.
Darüber hinaus bildet die HAVAG über den Leitstand auch ihr Qualitätsmanagement ab. Bei sicherheitsrelevanten Bauteilen wie Radreifen oder Bremssätteln müssen beim Wareneingang mehrere Herstellerzeugnisse bestätigt werden. Fehlt eine Bestätigung, blockiert der Leitstand die Buchung automatisch – ein systemischer Sicherheitsmechanismus, der Prüfpflichten zuverlässig durchsetzt.
Auch die Umlagerungen zum Außenlager Rosengarten werden über den Leitstand gesteuert: Unterschreitet ein Artikel den definierten Meldebestand, listet der Leitstand die betroffenen Positionen automatisch auf, der Umlagerauftrag wird digital angelegt und erscheint direkt auf dem Scanner des zuständigen Mitarbeiters.
Ergebnisse im Überblick
Die Einführung der mobilen Lösung wirkt sich auf mehrere Bereiche der Lagerwirtschaft aus:
- Bearbeitung eines Materialentnahmescheins (Bsp: 7 Positionen): von rund 20 Minuten auf ca. 5 Minuten
- Inventur im Außenlager (ca. 960 Artikel): Dauer von 1,5 Tagen auf rund 4 Stunden reduziert
- Qualitätsprüfung sicherheitsrelevanter Teile: systemisch über den Leitstand abgesichert
- Umlagerungen ins Außenlager: automatisch ausgelöst bei Unterschreitung des Meldebestands
- Kostenträger für noch nicht angelegte SAP-Objekte vorab erfassbar
- Lieferschein-Dokumentation vollständig in den mobilen Wareneingang integriert
Akzeptanz der mobilen SAP-Lösung: Das Team als treibende Kraft
Die digitale mobile Arbeitsweise rund um die SAP-geführten Prozesse der Materialwirtschaft kam im Team von Anfang an gut an. Da alle sechs Kollegen von Beginn an eingebunden waren, entwickelten sie schnell ein sicheres Gefühl für die neuen Prozesse – und brachten eigene Ideen ein. Die QR-Code-Folien für Kostenträger sind ein Beispiel dafür, wie die digitale Lösung im Alltag eigenständig weiterentwickelt wird.
„Wir sind alle begeistert. Ich glaube, die Kollegen würden meckern, wenn ich sagen würde, wir schwenken wieder um auf die alte Variante.“
Nächste Schritte: Digital macht Schule
Die Digitalisierung macht bei der HAVAG nicht halt. Andere Abteilungen – darunter die Instandhaltung – beobachten die Entwicklungen in der Lagerwirtschaft bereits aufmerksam. Torsten Knorre erkundet bereits Möglichkeiten, Ontego mit weiteren Systemen zu verbinden, zum Beispiel einem geplanten rechnergestützten Werkstattsystem. Und die Jahresinventur im Zentrallager – erstmals vollständig mit Scanner-Technik – steht als nächster Meilenstein unmittelbar bevor.
Fazit
Die HAVAG zeigt, wie kommunale Verkehrsbetriebe mobile SAP-Prozesse in der Materialwirtschaft pragmatisch einführen können: schrittweise, mit klaren Zuständigkeiten und einem Team, das die Digitalisierung als echte Erleichterung erlebt. Der Leitstand als intelligente Zwischenschicht, die direkte SAP-Integration und der mobile Scan-Prozess schaffen Transparenz, sparen messbar Zeit und machen Lagerabläufe – auch für externe Prüfer – vollständig nachvollziehbar.
Know-how
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