Optimierte Getränke-Logistik & digitale Leerguterfassung bei Ensinger

Das Brunnenunternehmen Ensinger nutzt seit 2022 eine mobile Fahrerlösung in der Auslieferlogistik. Die Branchenlösung OntegoGL erleichtert die digitale Dokumentation der Vollgutlieferungen und die elektronische Leergutrückerfassung durch die Fahrer. In der Folge etablierte das Unternehmen eine digitale Prozesskette von der Kommissionierung über die Auslieferung bis zur Fakturierung.

Ensinger Mineral-Heilquellen – das Brunnenunternehmen trägt die Verbundenheit mit seinem Standort im Namen. 1952 im Stadtteil Ensingen der schwäbischen Kreisstadt Vaihingen gegründet, ist der Brunnen bis heute in Familienbesitz. Insgesamt 9 Familienmitglieder sind in der Geschäftsleitung sowie in operativen Funktionen aktiv. Mit gut 170 Mitarbeitern werden jährlich bis zu 120 Mio. Litern abgefüllt. Das Sortiment umfasst Mineralwasser, isotonische Getränke, Schorlen und Limonaden.

In die eigene Wettbewerbsfähigkeit investiert Ensinger kontinuierlich. Bereits 1999 wurde wenige hundert Meter vom Stammsitz entfernt ein zentrales Logistikzentrum errichtet.

• Auf ca. 9.000 Quadratmeter befindet sich ein Hallen-Blocklager
• mit ca. 12.000 Stellplätzen für Europaletten
• und Platz für rund 6 Mio. Flaschen.

Die gesamte Ent- und Beladung der Unternehmens-eigenen LKW sowie der Speditionsfahrzeuge und Abholer erfolgt in der Halle.

Einen speziellen Weg geht man bei Ensinger in Software-Fragen. Anders als viele Unternehmen in der Getränkewirtschaft, die auf spezialisierte Branchen-Warenwirtschaftssysteme setzen, entwickelte das Team um IT-Leiter Andreas Reinisch eine eigene Software.

“Wir haben ein klassisches ERP-System, aber eben als Eigenentwicklung”, betont Reinisch, “von Produktionsplanung, über das Einkaufsmodul, über Statistiken bis hin zur Abbildung der Logistik inkl. Chargenverfolgung. Angebunden an das ERP-System sind Standard-Anwendungen wie ein Shop-System, Laborprogramme, ein Außendienst-Tool – und nicht zuletzt die mobile OntegoGL Fahrerlösung.

2020 stand der digitale Lieferschein bzw. Die “elektronische Leerguterfassung” - so der inoffizielle Projekttitel auf der Agenda von Ensinger. Damals wie heute ein wichtiger Aspekt: Die Lösung sollte den Druck von Papierbelegen vor Ort beim Kunden ermöglichen. “Ich halte es nach wie vor für kritisch, wenn es kein geschriebenes Dokument gibt”, meint Reinisch. Die Branchenlösung OntegoGL bot diese Funktion – neben vielen anderen – und war im Unternehmen zudem bekannt. Nach einem Besuch bei einem befreundeten Schwarzwälder Brunnenunternehmen fiel schließlich die Entscheidung.

Dann startete die Umsetzung. Und mit ihr die Integration in das hauseigene ERP-System. Während eine Reihe von Branchen-ERP Standardschnittstellen zur Fahrerlösung bieten, musste die Schnittstelle für Ensinger individuell geschaffen werden. Laut Reinisch eine kleine Herausforderung, z. B. in der Abbildung der Gebindelogik.

Bei Standard-Systemen würde der Fahrer in der Ausliefer-App eine Kiste erfassen und die Software weiß, dass die Kiste mit x Flaschen verheiratet ist. Bei Ensinger folgt man diesem Prinzip zwar, geht jedoch noch weitere Schritte; z. B. indem die Kiste mit Flaschen und der Palette verheiratet wird. Die mögliche Unterscheidung zwischen 36-er und 27-er Paletten bringt weitere Komplexität in das Datenmodell. Letztlich fand Reinisch eine Lösung auf Seiten des ERP - “und dann hat das eigentlich perfekt funktioniert”.

Interessant in dem Zusammenhang ist sicher der Hinweis, dass Ensinger die Einführung des digitalen Lieferscheins nutzte, um die Logistikprozesse in Gänze zu evaluieren und zu optimieren. Reinisch illustriert das beispielhaft:

“Früher konnte der Disponent immer nur eine Tour aus der Tourenplanung in das ERP System zurückgeben. Dann musste er die Lieferscheine erzeugen, Tourenblätter drucken etc.”. Heute laufen die meisten Prozesse bis zur Erzeugung der Verladeaufträge auf Knopfdruck automatisiert ab. Integriert in diesen Prozess wurde die Übergabe der fertig disponierten Touren an OntegoGL. Die dann durch die Fahrer mobil bearbeitet werden.

Am Tourende greifen abermals Automatismen: Sobald die Lieferscheine im DMS gespeichert sind, erfolgt eine automatische Meldung an die Warenwirtschaft, die die Fakturierung auslöst. “Da läuft keine Buchhalterin mehr irgendeinem Lieferschein mehr hinterher”, illustriert Reinisch.

Einen weiteren Vorteil sieht Reinisch bei Retouren. Intern sei zu klären, warum es zu den Rückgaben komme. Bis zur Klärung wird der Lieferschein gesperrt. Diese Faktura-Sperre wird heute automatisch gesetzt auf Basis der OntegoGL-Daten. Das gleiche gilt für die Bruch-Erfassung. Hier werden ergänzend die vom Fahrer mobil erfassten Fotos geprüft und auf Grundlage dieser transparenten Informationen Entscheidungen zum Lieferschein getroffen. Auch Störzeiten werden von der Fahrerlösung rückgemeldet und können im Nachgang ausgewertet werden.

Auch die physischen Prozesse sind dank der Fahrerlösung heute effizienter. Etwa die Leergutannahme bei Rückkehr der Fahrer. Insgesamt sind bei Ensinger 9 Gebinde-Arten im Umlauf. Zu Zeiten der Papierlieferscheine zählten die Hallenverantwortlichen die handschriftlichen Leergutsummen zusammen und kontrollierten auf der Basis den physischen Leergutbestand auf dem LKW. Es ist klar, dass gerade in Stoßzeiten die Fehleranfälligkeit und Zeitverzug enorm ist. Bei Unstimmigkeiten war man auf die Erinnerungen der Fahrer angewiesen.

Dieser Prozess wurde mit Einführung von OntegoGL komplett abgelöst. “In dem Moment, in dem der Fahrer seine Tour abschließt, werden die Touren vollautomatisch rückerfasst inkl. aller Änderungen”, erläutert Reinisch. Wenn ein LKW in die Halle einfährt, kennen die Hallenverantwortlichen bereits die Leergutmengen einer Tour. Alle Daten sind aggregiert, so dass die Leergutkontrolle heute deutlich einfacher und schneller ist.

Bei Unstimmigkeiten prüfen Hallenverantwortlicher oder Disposition in einem separaten Prozess Lieferscheine oder Tour. Die Übergabe der Lieferscheine an das Dokumentenmanagement (DMS) wird gestoppt. “Damit haben wir an der Stelle auch einen geschlossenen Kreislauf”, hebt der IT-Leiter hervor.

Wie verlief eigentlich die Einführung der Auslieferlösung aus Sicht der eigentlichen Zielgruppe, nämlich der Fahrer? Ensinger betreibt einen eigenen Fuhrpark mit 7 LKW. Darüber hinaus ergänzen Speditionsfahrer die Versandlogistik. Im Sommer sind täglich bis zu 18 Fahrzeuge im Einsatz.

Sowohl eigene als auch Fremdfahrer dokumentieren die Touren mit OntegoGL. An der Stelle macht Ensinger keinen Unterschied. Aus diesem Grund wurden alle Fahrer auch gleich intensiv durch Ensinger geschult. Reinisch beschreibt den initialen Onboarding-Prozess. “Wir haben gleich am Anfang verschiedene Lehrvideos gedreht.” Die Fahrer haben sich die Screencasts angeschaut und konnten dann mit ihren Smartphones und Anbindung an das Testsystem den Tourablauf simulieren. “Sie waren brutal schnell drin”, erinnert sich der IT-Leiter

Themen der Lehrvideos waren unter anderem:

• Laden einer Tour
• Ansicht für Schlüsselkunden
• Bearbeitung eines Kunden
• Verhalten bei Retouren oder Bruch
• ...

Alle Fahrer erhalten ihre Mobilgeräte von Ensinger. Dort werden die Geräte zentral über ein Mobile Device Management verwaltet. Auch mit der Zuverlässigkeit der Mobilgeräte ist Reinisch zufrieden. Bislang gibt es lediglich zwei Verluste in drei Jahren: ein Smartphone ging defekt, ein mobiler Drucker verloren. Das sei verkraftbar.

Das Feedback der Fahrer auf die digitale Arbeitsweise war durchweg positiv. Nicht zuletzt, weil sich die Aufwände für sie reduziert haben. Die Einführung der mobilen Lösung erfolgte im Parallelbetrieb. Sprich, die Fahrer konnten anfangs auch Papierlieferscheine mitführen und bei Bedarf darauf ausweichen. Schnell wurde deutlich, dass die digitale Arbeitsweise ihre Vorteile hatte:

• Keine Rückfragen mehr aus dem Innendienst zu handschriftlichen Notizen
• Keine Abgabe der klassischen Lieferscheine mehr im Lagerbüro

Ergo, für die Fahrer bedeutet die Nutzung der Fahrerlösung eine Vereinfachung der Abläufe auf dem Hof und ein schnellerer Feierabend.

Den größten Mehrwert für Ensinger durch die Nutzung der Fahrer-Lösung sieht Reinisch in der Reduzierung der Prozesskosten:

• Vollständig digitale Bearbeitung von Tour- und Lieferschein-Daten
• Vermeidung von Medienbrüchen durch Ausdrucke oder Scan von Dokumenten
• Erfassung zusätzlicher Informationen wie Fotos und Notizen in der App
• Einsparung des Drucks von 20.000 Lieferscheinen

“Der gesamte Auslieferprozess auf Seiten der Fahrer, und auch nachgelagert, ist viel, viel effizienter geworden,” so der IT-Leiter. In Summe schätzt Reinisch die Einsparung pro Jahr auf etwa 25.000 EUR. Pro Lieferschein habe die manuelle Rückerfassung früher ca. 2 Minuten zzgl. Tourerfassung gedauert. Bei 50 Lieferscheinen pro Tag. Täglich wurde ein Mitarbeiter ca. 2 Stunden pro Tag für die Rückerfassung abgestellt. Das allein entspricht einer Einsparung von knapp 20.000 EUR jährlich. Hinzu kommen geringere Prozesskosten.

Für Ensinger Mineral-Heilquellen war die Einführung des elektronischen Lieferscheins ein konsequenter Schritt. Kontinuierlich investiert das Brunnenunternehmen in zeitgemäße Strukturen und Prozesse. Mit den heute weitgehend automatisierten Abläufen in der Lager- und Versandlogistik sowie nachgelagerten Prozessen ist das Unternehmen schneller und flexibler geworden. Die mobile Fahrerlösung für die Digitalisierung der letzten Meile war dazu ein wesentlicher Baustein.