Der Speiserhersteller Chemex Foundry Solutions hat seine jährliche Inventur grundlegend neu aufgestellt. Was früher mit Papierlisten, Handschrift und anschließendem Abtippen in Excel funktionierte, läuft heute volldigital. Das Ergebnis: halbierte Inventurdauer, deutlich weniger Personalaufwand und eine spürbar höhere Datenqualität.
Chemex Foundry Solutions wurde 1974 als Tochtergesellschaft der Hüttenes-Albertus Chemische Werke GmbH gegründet und gehört heute zu einem internationalen Netzwerk mit rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in mehr als 30 Ländern. Am Hauptsitz in Delligsen, Niedersachsen, entwickelt und produziert Chemex spezialisierte Speisersysteme für Gießereien weltweit – darunter den patentierten Tele-Speiser mit innovativer Teleskop-Technologie.
Eine erste Inventur als Weckruf
Als Philip Deubner, verantwortlich für Bestandsführung und Logistik am Standort Delligsen, Ende 2022 seine erste Inventur durchführte, erlebte er folgendes klassisches Szenario: Zähltrupps zogen zu zweit durch das Lager – einer zählte, einer schrieb. Die Ergebnisse landeten in Aktenordnern und wurden anschließend manuell in ein hausinternes Excel-Tool eingetippt, das die Daten in SAP übertragen sollte. Ein Prozess mit gleich mehreren Medienbrüchen und potenziellen Fehlerquellen: unleserliche Handschrift, Zahlendreher beim Abtippen, keine automatische Prüfung der Materialnummern.
Am letzten Arbeitstag vor Weihnachten 2022 wartete das Team stundenlang auf eine fehlerfreie SAP-Verbuchung. Die Übertragung brach immer wieder ab – zu viele Materialien, zu viel Komplexität. Irgendwann funktionierte es. Das Inventurergebnis stimmte. Doch Deubner zog eine klare persönliche Konsequenz: Die Zählung soll effizienter werden.
Digitalisierung als logischer nächster Schritt
Die Voraussetzungen für eine digitale Lösung waren längst geschaffen: Alle Paletten und Artikel trugen bereits Data-Matrix-Codes. Was fehlte, war die konsequente Nutzung dieser Infrastruktur bei der Inventur – zum Beispiel durch eine mobile SAP-Lösung.
Zusätzlich stand eine neue Anforderung auf der Agenda: Mit der Einführung der Chargenführung – zusätzlich zu rund 6.000 bis 7.000 verschiedenen Materialnummern – wäre eine manuelle Aufnahme endgültig unpraktikabel geworden. Daher fiel die Entscheidung, auf die SAP-Standardinventur – durchgeführt mit mobilen Scannern zu setzen: Inventurbelege werden zentral im System angelegt und direkt über die Scanner bearbeitet – kein Papier, kein Abtippen, kein Medienbruch. Bereits 2023 lief die erste Inventur auf diesem Weg deutlich reibungsloser als im Vorjahr. 2024 folgten gleich drei Vollinventuren.
Transparenz durch Inventur-Leitstand
Ein besonderes Highlight ist die Datenbankebene, über die sich jede einzelne Zählung lückenlos nachverfolgen lässt. Da Chemex im SAP lediglich einen einzigen Lagerort über das gesamte Werk betreibt, ermöglicht diese Schicht erstmals eine präzise räumliche Zuordnung: Vor jeder Zähleingabe wird das Regal per Data-Matrix-Code eingescannt – das System weiß so genau, in welchem Gebäudeteil, welchem Regal und welcher Regalspalte sich ein Material befindet. Das erleichtert Nachzählungen erheblich und überzeugte auch die Wirtschaftsprüfer:
„Die Wirtschaftsprüfer haben nie nach einem Zertifikat gefragt. Denen war nur wichtig: Ist jeder Scan dokumentiert – und kann ich die Identität zwischen dem, was gescannt wurde, und dem, was im System steht, nachweisen? Beides können wir über die Datenbankebene total einfach zeigen.“
Ergebnisse: Halbierte Zeit, weniger Personal, höhere Qualität
- Inventurdauer halbiert: von 4 Tagen reiner Zählung auf rund 2 Tage für die Zählung inkl. SAP-Verbuchung
- Fehlerquellen eliminiert: kein manuelles Abtippen, automatische Validierung der Materialnummern
- Wirtschaftsprüfungskonform: lückenlose Scan-Dokumentation erfüllte alle Anforderungen – bei zwei verschiedenen Prüfungsgesellschaften
- Skalierbar: 2024 wurden drei Vollinventuren durchgeführt
Fazit
Für Chemex war die digitale Inventur nicht nur eine Prozessverbesserung, sondern der Einstieg in eine breitere Digitalisierungsstrategie. Mobile Instandhaltung, die Digitalisierung des Wareneingangs und weitere SAP-Prozesse stehen auf der Agenda – und auch andere Standorte der HA-Gruppe profitieren bereits von den Erfahrungen aus Delligsen.
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