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Mobile Fahrerlösungen ersetzen zunehmend den klassischen Lieferschein in der Getränkelogistik. Digitale Leerguterfassung, die Dokumentation von Störzeiten und der Wegfall manueller Rückerfassung sind nur einige der Vorteile. Die Brauerei Park & Bellheimer gehört dabei zu den Vorreitern der Branche.
Die Situation 2016 und die Überlegungen zum Wechsel
15 Jahre ist der elektronische Lieferschein bei den Pfälzern bereits im Einsatz. 2016 erfolgte die Einführung der neuesten Software-Generation für den Einsatz auf Smartphones. Und auch damit waren sie ihrer Zeit voraus und bewiesen Mut zur Innovation, der seitdem stetig belohnt wird.
Roald Pauli – Vorstand der Park & Bellheimer AG – legt großen Wert auf moderne und effiziente Technologien und Prozesse. Etwa 15 Prozent des Umsatzes werden jährlich in Anlagen und Software investiert. Schon vor Paulis Amtsantritt im Jahr 2010 wurde bei Park & Bellheimer moderne Technik genutzt. Als eine der ersten Brauereien Deutschlands führte man 2004 eine elektronische Lösung für die Getränkeauslieferung ein.
„Zu Beginn hatten wir relativ große CASIO Handheld-Geräte inklusive eingebauter Drucker in Betrieb, was schon damals die Dokumentation unserer Fahrer bei der Auslieferung selbständig und flexibel machte“, erinnert sich Uwe Malvaso. Der Leiter der betriebseigenen EDV-Abteilung betont, dass es zur Philosophie gehöre, offen zu sein für fundierte Innovationen, die zur Brauerei passen und die Abläufe erleichtern.
Nach einem guten Jahrzehnt war die initiale Lösung in die Jahre gekommen. Die Hardware entsprach nicht mehr dem Stand der Technik. Vor diesem Hintergrund begannen Malvaso sowie die Kollegen aus der Logistik und der Vorstand 2016 mit der Suche nach einer neuen, modernen Lösung.
Die Suche nach einer geeigneten Lösung
Welche Kriterien spielten bei der Suche eine Rolle? „Natürlich mussten die Voraussetzungen stimmen, dass die neue Technik absolut zuverlässig und einwandfrei arbeitet. Dies stellten wir bei der Suche und Auswahl an die oberste Stelle“, meint der IT-Leiter.
Hinzu kam der Wunsch nach mehr Nutzerfreundlichkeit und Praktikabilität. Man erinnere sich: 2016 waren Smartphones bereits weit verbreitet. Bei Park & Bellheimer hatte man die handlichen Full-Touch-Geräte aus dem Privaten vor Augen und die vergleichsweise klobigen Industrie-Handhelds mit winzigen analogen Bildschirmen im Einsatz. Das weckte Begehrlichkeiten. „Die Bedienung musste einfach sein, und bei der Anschaffung von Geräten wollten wir unabhängig und flexibel bleiben.“
Dabei waren die Rahmenbedingungen für den Betrieb der mobilen Lösung folgende:
- Der unternehmenseigene Fuhrpark umfasst derzeit 27 Fahrzeuge, die täglich auf durchschnittlich 30 Touren unterwegs sind.
- Der Anteil an Gastronomiekunden beträgt etwa 60 Prozent, 15 Prozent der Kunden sind Barzahler.
Nach einer gründlichen Marktsondierung fiel die Wahl auf die mobile Software OntegoGL. Entwickelt und vertrieben wird die hochspezialisierte Branchenlösung für die Getränkewirtschaft von der commsult AG aus Potsdam. Bei commsult waren bereits damals kleine handliche Smartphones im Einsatz, die darüber hinaus noch die Telefonie und den Datenaustausch abdecken, berichtet Malvaso.
Die Entscheidung war mit einem Wechsel des bestehenden Software-Anbieters verbunden. Das beinhaltete naturgemäß eine gewisse Unsicherheit, der die commsult mit einem für Park & Bellheimer maßgeschneiderten Pilotprojekt begegnete, um die mobile Technologie in der Getränkeauslieferung auf den neuesten Stand zu bringen. Begünstigt wurde die Entscheidung durch die Partnerschaft der Potsdamer zum ERP-Anbieter COPA Systeme.
Alle betrieblichen Abläufe, darunter auch die Administration der Kundenaufträge und die Planung und Nachbereitung der Ausliefertouren wickeln die Pfälzer mit der Warenwirtschaft drink.3000 von COPA ab. Umso wichtiger war die einfach und sichere Anbindung der mobilen Lösung an das führende ERP-System.
Die Ontego-Lösung bildet heute den gesamten Auslieferungsprozess ab
Das folgende Projekt wurde plangemäß innerhalb von 4 Monaten umgesetzt. In dieser Zeit implementierte commsult individuelle Weiterentwicklungen, die Malvaso und seine Kollegen anregten.
Seit Saisonbeginn 2016 nutzen die Pfälzer Bierfahrer OntegoGL auf ihren Touren. Nach einer parallelen Einführungsphase von Smartphone und gedruckten Lieferscheinen konnte Park & Bellheimer die alte Technik schon nach einem Monat komplett durch die neue digitale Abwicklung ersetzen.
Die Ontego-Lösung bildet heute den gesamten Auslieferungsprozess ab:
- Aus der Warenwirtschaft werden Tourendaten per WLAN auf die Mobilgeräte überspielt.
- Gelieferte Vollgutartikel werden nach Plan abgeladen.
- Etwaige Änderungen durch Retouren oder anderweitige Mengenanpassungen kann der Fahrer direkt am Mobilgerät erfassen.
- Durch eine Suche im hinterlegten Artikelstamm können auch gänzlich neue Artikel aus dem Portfolio leicht hinzugefügt werden.
- Die Leerguterfassung und -kontrolle wird mit vorbelegten Leergutlisten, die bereits pro Kunde die richtigen Artikel anzeigen, stark vereinfacht.
- Alle Lieferungen und Rücknahmen werden per digitaler Unterschrift von Fahrer und Kunde bestätigt.
- Die Rückübertragung der Tourdaten erfolgt wiederum per WLAN an die Warenwirtschaft.
Umstieg auf eine neue Hardware-Generation
Im Rückblick kann sich Malvaso über ein gelungenes Projekt freuen. Oftmals liegen Stolpersteine in Detailfragen. Gerade beim Umstieg auf eine neue Technologie regen sich häufig Bedenken von Projektbeteiligten oder Nutzern. Das galt es auch im Projekt von Park & Bellheimer zu berücksichtigen, gab es doch bei der neuen Lösung gleich zwei entscheidende Änderungen:
- Den Wechsel des mobilen Betriebssystems von Windows CE auf Android verbunden mit einer völlig neuen Bedienphilosophie – Touch statt Tasten.
- Und den Umstieg von integrierten Industrie-Handhelds mit Drucker auf Smartphones mit separaten mobilen Belegdruckern.
Interessanterweise gab es laut Malvaso keine nennenswerten Widerstände gegen die neue Technik, gleichwohl das Durchschnittsalter der Fahrer bei 50 Jahren liegt. „Die neue Technik wurde innerhalb kurzer Zeit von den Mitarbeitern erlernt. Ein entscheidender Vorteil war sicher auch die hauseigene EDV, die offene Fragen sofort beantworten konnte.“
Jetzt, nach fast vier Jahren im praktischen Einsatz hat sich die Technik nach Einschätzung des IT-Leiters bewährt:
- Die Auslieferlogistik kann mit zeitgemäßen Prozessen abgewickelt werden. Die Kombination aus Smartphone und Mobildrucker funktioniere im täglichen Betrieb reibungslos.
- Die Ausfallraten sind gering. Der Ersatzbedarf an mobilen Geräten liegt bei geschätzt 15 Prozent pro Jahr. Gründe für Ausfälle seien Diebstahl und Verlust, technische Ausfälle gab es bislang nicht.
- Die Smartphones übertragen via Bluetooth die Lieferscheindaten an einen handlichen 3 Zoll Streifendrucker. Alle Belege werden auch elektronisch gespeichert, so dass ein digitaler Versand und die revisionssichere Archivierung gewährleistet sind.
Die digitale Tourenbegleitung schafft Transparenz und spart Zeit
Worin genau liegt der Nutzen der digitalen Tourenbegleitung gegenüber eines klassischen papierhaften Begleit- oder Lieferscheins?
„Mit der Ontego-Lösung unterstützen wir unsere Fahrer bei der Auslieferung ihrer Vollgüter sowie der Rückerfassung von Leergütern“, erläutert Malvaso. Durch die elektronische Abwicklung dieser Prozesse vor Ort beim Kunden können die Fahrer lückenlos alle Lieferungen dokumentieren und Leistungen abrechnen, bei Barzahlern auch direkt das Inkasso transparent abwickeln.
Abb. 1: Aus der Warenwirtschaft werden Tourendaten per WLAN auf die Mobilgeräte übermittelt
Abb. 2: Gelieferte Vollgutartikel werden nach Plan abgeladen
Abb. 3: Leergut wird in OntegoGL beim Kunden erfasst und kann nach Tourenende sofort kontrolliert werden.
Abb. 4: Lieferung und Rücknahme werden per digitaler Unterschrift von Fahrer und Kunde in der Fahrer-App bestätigt.
In der Verwaltung macht sich in erster Linie die Zeitersparnis durch den Wegfall der Lieferschein-Rückerfassung bezahlt sowie die papierfreie Abwicklung. „Die Vorgänge sind transparenter und können von allen Verantwortlichen bei Bedarf eingesehen werden. Das erleichtert im Alltag die Abwicklung ungemein“, meint Malvaso.
Der eingesparte Aufwand lässt sich wie folgt aufschlüsseln:
- Der Arbeitsaufwand in der Nacherfassung wurde stark reduziert. Die Ersparnis beträgt bei Park & Bellheimer circa 4 Stunden am Tag.
- Leergut wird sofort nach Tourende erfasst und kann kontrolliert werden.
- Die Lieferungen können sofort fakturiert werden.
- Der elektronische Lieferschein steht digital im .pdf- oder .tif-Format für das Archivsystem bereit.
- Die digitale Technik spart der Brauerei circa 100.000 Ausdrucke im Jahr. Man könnte dies kalkulatorisch mit circa 10.000 EUR bewerten. Extra dafür aufgestellte Drucker und deren Wartung entfallen komplett.
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